Czarek, nasz niezastąpiony doradca klienta, dzielnie prowadzący klientów przez proces sprzedaży, zgłasza mi od jakiegoś czasu, że przedsiębiorcy nie wiedzą, czym właściwie jest rozliczanie projektu.

Tak, tak, jeśli jesteś już po co najmniej jednym projekcie z nami, to wiesz doskonale, że rozliczanie jest tak samo ważnym procesem jak samo napisanie wniosku.
Fakt wątpliwości te dotyczą głównie nowych firm, które dopiero zaczynają swoją przygodę z dotacją.

Z góry więc przepraszam, jeśli temat ten będzie dla Ciebie oczywisty, ale czuję, że muszę go przybliżyć. Obiecuję natomiast, że dowiesz się o pewnej nowości, nad którą obecnie z Magdą pracujemy 🙂

Trzy najważniejsze elementy rozliczania projektów

Kto wie ten, wie, pozostałym czytelnikom przytoczę teraz trzy kluczowe składowe procesu rozliczania projektów.

• Przetargi
• WoP – Wniosek o płatność
• Zmiany w projekcie vs harmonogram

Przetargi

Została Ci przyznana dotacja? SUPER 🙂 Pierwszy sukces za Tobą. Oznacza to, że wykonałeś kawał dobrej roboty! Jedno z dwóch – albo świetnie poradziłeś sobie sam, pisząc wniosek, albo wybrałeś do tego odpowiedniego partnera. Więc jakie znowu przetargi? O co chodzi…?

No, wiesz, jak to jest… Nie ma nic za darmo 😉 Wydajesz publiczne środki, więc UE wymaga, byś robił to w sposób transparentny, a także zachował zasady konkurencyjności. To zaś oznacza, że nie wolno Ci ograniczać dostępu tym, którzy chcieliby złożyć ofertę w ramach Twojego ogłoszenia.

Co to dla Ciebie znaczy w praktyce? Każdy zaplanowany w projekcie zakup ma zostać dokonany poprzez odpowiedni portal. Ten portal to Baza Konkurencyjności, o której już kilkukrotnie wspominałem. Tu znajdziesz adres: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/ogloszenia/155125

Gdy potrzebujesz zrealizować zakup w ramach projektu, to właśnie w tym miejscu zamieszczasz ogłoszenia o tym, że szukasz dostawcy.

Co powinno znaleźć się w takim ogłoszeniu:

• parametry usługi lub urządzenia np. druk minimum 10 000 arkuszy na godzinę;
• parametry wyboru dostawcy np. cena, długość gwarancji i termin dostawy (oferent, który zaproponuje najkrótszy czas dostawy, najniższą cenę i najdłuższą gwarancję WYGRYWA);
• termin i formę składania ofert , niezbędne załączniki.

WoP – wniosek o płatność

No, dobrze, przetarg już szczęśliwie za Tobą, przy okazji zakończonych masz już również parę innych spraw. Kilka rzeczy zamówiłeś, dostałeś i zapłaciłeś. Przed Tobą długo oczekiwana refundacja środków, czyli wypłata części dotacji.

Co trzeba zrobić, żeby otrzymać refundację? Nic trudnego 🙂 Trzeba zebrać kilka dokumentów i wysłać je do urzędu.

Zadbaj, by zgromadzić m.in.:

• faktury od dostawców;
• umowy z dostawcami;
• wyciągi z konta potwierdzające dokonane przez Ciebie płatności;
• dokumenty potwierdzające ww. procedurę przetargową;
• wypełniony formularz, będący właściwym wnioskiem o płatność.

Zmiany w projekcie vs harmonogram zakupów

Jedno jest pewne – wszystko się zmienia i wszystkiego nie przewidzisz. I to jest OK.

Jakiego typu zmiany mam na myśli?
Przytoczę tu sytuację z życia. U naszego dobrego klienta z Olsztyna przedłużała się budowa. W związku z tym trzeba było przesunąć w czasie m.in. dostawę urządzeń do nowo budowanej hali.

Takie zmiany się zdarzają, to zupełnie OK. Dobrze w takiej sytuacji wiedzieć, że oczekiwanie na zgodę urzędu na dokonanie zmian w projekcie chwilę potrwa. Ważne więc, żeby powiadomić urząd odpowiednio wcześniej.

Co jeszcze…

Przybliżyłem Ci nieco trzy podstawowe elementy rozliczania projektów. Gdybym miał do tego dodać coś jeszcze, to warto wspomnieć, że na przygotowanie dokumentów do umowy dotacyjnej zejdzie się na pewno dobrych kilka godzin. To na początku projektu. A na koniec, przed Tobą jeszcze przygotowanie wskaźników 🙂

Co w trawie piszczy? Czyli nowości od INFINITY

A teraz wrócę do początku i podzielę się nowością, nad którą ostatnio pracowaliśmy. Przygotowaliśmy pakiety rozliczeniowe.
Dlaczego uważam, że to przydatne rozwiązanie?
Bo niektórzy, mają ogarniętą asystentkę i księgowość, z rozliczaniem poradzą sobie w większości sami, owszem, ale… inni wolą, żeby wszystko zostało dopilnowane i sprawdzone na miejscu przez konsultanta.
Dlatego przygotowaliśmy różne standardy obsługi, od szkoleń po pełną obsługę projektu.

A więc, co takiego Ci proponujemy?

Pakiet podstawowy zawiera:

• szkolenia z rozliczania dotacji;
• narzędzia ułatwiające życie;
• audyty dokumentów przed złożeniem do urzędu;
• trochę dodatkowych godzin na konsultacje dodatkowe.

Pakiet standard to:

• pełna obsługa – zaangażowanie około 12 godzin miesięcznie.

Pakiet VIP to po prostu pakiet SUPER Premium PLUS (aż sam Ci go zazdroszczę! 😉), a mieści się w nim:

• pełna obsługa;
• średnio 1 wizyta miesięcznie u Ciebie (w jej trakcie możesz liczyć na ułożenie dokumentów i omówienie realizacji projektu);
• pilnowanie wskaźników w okresie trwałości (trzy lata od wypłaty dofinansowania lub od ostatniej refundacji musisz wykazać przed organami UE, że spełniasz wskaźniki);
• uroczysta kolacja jako zwieńczenie Twojego sukcesu.

Czujesz, że temat został przybliżony? Jeśli tak, to bardzo się cieszę! Jeżeli nie, zachęcam do zerknięcia w poprzednie nasze newslettery po więcej szczegółów:

• Jak poradzić sobie z wyborem dostawcy? KLIK – chcę poczytać
• Jak zdobyć bazę KLIK – chcę poczytać
• Wskaźniki – Święty Graal projektu KLIK – chcę poczytać
• Przedsiębiorca zmiennym jest… KLIK – chcę poczytać
• Dlaczego na wypłatę dotacji czeka się tak długo? KLIK – chcę poczytać

P.S. Niedługo pierwszy materiał wideo właśnie o tym temacie. Trzymajcie kciuki 🙂

Zapraszamy do kontaktu, jeśli masz pytania, co do rozliczania projektu lub potrzebujesz wsparcia w pisaniu czy sprawdzeniu wniosku. Jesteśmy tu, aby pomóc 🙂