Ile czasu i zaangażowania w projekt jest po stronie firmy konsultingowej? 

Gdy decydujesz się starać o unijną dotację dla Twojej firmy, rozważasz prawdopodobnie różne opcje i tryby pracy nad swoim pomysłem. Jednym z nich jest samodzielne przygotowanie projektu unijnego i przebrnięcie przez cały proces, od napisania i złożenia wniosku po rozliczenie dotacji. Bywa, że to dobre rozwiązanie, zwłaszcza, jeśli projekt jest niezbyt skomplikowany lub zakłada, że dofinansowanie nie będzie wysokie. W przypadku większych projektów, samodzielna praca nad nimi może okazać się zadaniem bardzo złożonym i niezwykle czasochłonnym. I tu wyłaniają się firmy doradcze, których rola może okazać się kluczowa w sukcesach bardziej skomplikowanych projektów. 
Zastanawiasz się może, ile czasu i zaangażowania wymaga od takiej firmy praca nad Twoim projektem i czy gra faktycznie warta jest świeczki…? 

Za co właściwie odpowiedzialna jest firma konsultingowa w procesie pisania projektu?  

Zacznijmy od tego, czym właściwie zajmuje się firma doradcza i czego możesz od niej oczekiwać.  

Przede wszystkim firma doradcza: 

• wie, kiedy i jakie pytania zadawać, by sprawnie przeprowadzić Cię przez cały proces; 
• posiada odpowiednią wiedzę i kompetencje, by udzielić Ci wskazówek odnośnie do dostępnych aktualnie programów i zarekomendować najlepsze rozwiązanie.  
• potrafi przeprowadzić analizę ryzyka, doradzając lub odradzając działania, mogące zaskarbić przychylność lub wzbudzić wątpliwości u komisji, rozpatrującej wnioski; 
• dysponuje narzędziami i przykładami, ułatwiającymi przygotowanie budżetu; 
• czyta ze zrozumieniem dokumenty konkursowe, przeprowadza analizę i sprawdza zapisy konkursu, a jeśli sytuacja tego wymaga, konsultuje się z urzędem, zanim napisze wniosek; 
• daje Ci, krok po kroku, zadania do pracy; 
• pisze wniosek, a następnie sprawdza go wraz z załącznikami pod kątem formalnym, merytorycznym, a także ocenia spójność przekazu i danych; 
• składa wniosek, zajmując się wszelkimi formalnościami i nadzorując terminy składania wniosków, a także zakres późniejszych poprawek, jeśli okażą się konieczne; 
• wspiera Cię w monitorowaniu postępu realizacji projektu, pomaga w jego rozliczeniu i przygotowaniu wniosków o płatność; 
• udziela wsparcia również po zakończeniu projektu, podczas ewentualnej wizyty kontrolnej i przy sprawdzaniu osiągniętych wskaźników deklarowanych w projekcie, nawet aż do 5 lat od zakończenia projektu. 

Realizacja pracy nad projektem 

Współpraca z firmą doradczą w zakresie pozyskiwania dotacji obejmuje kilka etapów. 

W naszym przypadku wspólną pracę nad Twoim projektem zawsze rozpoczyna spotkanie, podczas którego dowiadujemy się więcej na temat Twojego pomysłu. Zostaje on zweryfikowany przez naszego eksperta. Omawiamy go i ustalamy zakres inwestycji. Ekspert robi również symulację, ile projekt może zdobyć punktów w danym konkursie. 

Znając już Twoje potrzeby, dobieramy i przedstawiamy Ci najbardziej odpowiednie naszym zdaniem programy.  

Gdy już podejmiesz decyzję, co do najbardziej korzystnej dla Ciebie dotacji, weryfikujemy i optymalizujemy Twój pomysł na projekt pod kątem wymogów i kryteriów oceny. Oceniamy kwalifikowalność wydatków, szanse na uzyskanie dofinansowania i wspólnie planujemy budżet projektu. Przeprowadzamy analizę ryzyka i opracujemy plan prezentacji projektu. Przygotowujemy harmonogram działań. 

Pomagamy Ci przebrnąć przez wszystkie formalności i przygotować komplet wymaganych dokumentów aplikacyjnych, napisać poprawny, i mający największe szanse na uzyskanie dotacji, wniosek, zgromadzić niezbędne załączniki i sprawdzić ich poprawność. 

Przeprowadzamy kilkugodzinne warsztaty, przygotowujące Cię do wystąpienia przed komisją, tzw. panelu ekspertów. Pokazujemy Ci jak skutecznie obronić Twój projekt i przekonać komisję, że zasługuje on na dotację. Towarzyszymy i aktywnie Cię wspieramy w czasie panelu ekspertów.  

Jeśli urząd zgłosi uwagi formalne i/lub merytoryczne, przygotowujemy konieczne poprawki. 

Przygotowujemy wszelkie dokumenty potrzebne do sporządzenia i podpisania umowy dotacyjnej.   

Na nasze wsparcie możesz liczyć też podczas realizacji projektu i jego rozliczenia, dzięki cyklicznym spotkaniom. Pomagamy Ci dopilnować, by wszystko przebiegało zgodnie z planem, harmonogramem i z zawartą umową dotacyjną. Wspieramy Cię w przygotowaniu dokumentów przetargowych i publikujemy zapytania ofertowe w Bazie Konkurencyjności, gdy jesteś już na etapie szukania wykonawcy. Pomagamy wprowadzić ewentualne zmiany w projekcie i kontaktujemy się w tym zakresie z urzędem. Pomagamy Ci przygotować wnioski o płatność. Monitorujemy wskaźniki, których osiągnięcie musisz regularnie wykazać przed UE. 

Nie pozostawimy Cię samemu sobie także w czasie potencjalnej kontroli. 

Na każdym etapie konsultujemy się z ekspertami i jesteśmy dyspozycyjni, gdybyś miał jakiekolwiek pytania czy wątpliwości. 

Sporo pracy, prawda? 🙂 

No dobrze, a ile czasu poświęcamy Twojemu projektowi? 

Na zapoznanie się z Twoim pomysłem, jego dogłębną analizę ekspercką i kickoff projektu poświęcamy kilkanaście godzin.  
Praca nad projektem, taka jak gromadzenie i sprawdzanie danych, planowanie, weryfikacja najlepszych rozwiązań i szacowanie ryzyka, to średnio 100 godzin pracy tylko dla opiekuna Twojego projektu.  
Tymczasem należy jeszcze wziąć pod uwagę czas pracy managera, planującego całość projektu, jego weryfikację i wprowadzanie poprawek. To też kilkanaście godzin 
Prognoza finansowa nie jest liczona jako czas naszej pracy. Zlecamy ją zewnętrznej firmie, będącej ekspertem w analityce finansowej. Tu zatem czas pracy naszego zespołu wymieniamy na zewnętrzny koszt. 
Jest jeszcze proces przygotowania Cię do panelu ekspertów, na który poświęcamy 20 – 30 godzin. 

 
Jeśli chodzi o czas liczony całościowo od chwili rozpoczęcia prac nad wnioskiem o dotację do wypłaty pierwszej jej transzy, zwykle jest to około 11 miesięcy. Przez cały ten czas jesteśmy dla Ciebie i możesz liczyć na nasze wsparcie. 
Mogłoby się wydawać, że kiedy Twój wniosek zostanie zatwierdzony przez urząd, a dofinansowanie zostanie przyznane, to oznacza to koniec naszej współpracy. Jednak, jak wcześniej wspominałem, towarzyszymy Ci w czasie realizacji projektu, monitorując i omawiając postęp prac. Składamy wnioski o płatność i rozpisujemy przetargi, zmieniamy harmonogramy. Te działania średnio trwają około 24 miesięcy. Tutaj godziny się mierzy w setkach.   

Jak widzisz, pracy jest w bród! Przeprowadzenie Ciebie i Twojej firmy przez cały proces jest czasochłonne i wymaga dużego zaangażowania. Jak nie raz już pisałem, nie tylko z naszej strony 😉 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat współpracy z nami przy realizacji Twojego pomysłu biznesowego, śmiało – pisz, dzwoń, dawaj znać! 

Daj znać również, jeżeli jest jakakolwiek kwestia, związana z dotacjami UE, którą chciałbyś, żebyśmy poruszyli na łamach newslettera. Chętnie podzielimy się z Tobą naszym doświadczeniem 🙂