Co, jeśli moja firma nie osiągnie zadeklarowanych wskaźników w danym czasie?
Jak zapewne już wiesz, a przynajmniej czujesz w kościach, największym ryzykiem w całym projekcie unijnym jest właśnie niespełnienie wskaźników. Dlaczego? Otóż ryzyko to wiąże się z całkowitym zwrotem dotacji. Brzmi przerażająco? FAKT!
Dlatego trzeba być świadomym tego, że wskaźniki, które podaje się w swoim wniosku o dotację unijną, rzeczywiście muszą być możliwe do osiągnięcia. To kluczowe i będę to powtarzał jak mantrę.
Realne do osiągnięcia wskaźniki i dobry budżet (o którym w kolejnym newsletterze), to absolutny MUST HAVE.
Jakiego rodzaju wskaźniki musisz wziąć pod uwagę?
W ramach projektu unijnego do czynienia mamy z dwoma typami wskaźników, a są to wskaźniki produktu i rezultatu.
Wskaźniki produktu to łatwo mierzalne efekty realizacji projektu.
Dotyczą one wszelkich produktów wynikających w trakcie realizowania projektu współfinansowanego przez UE. Da się je określić konkretnymi wielkościami. Będzie to zatem np. ilość kupowanych środków trwałych, takich jak maszyny czy liczba zrealizowanych szkoleń.
Wskaźniki produktu zwykle nie stwarzają problemów, bo właściwie spełniają się same w trybie realizacji projektu?
Ze wskaźnikami rezultatu nie jest już tak prosto…?
Wskaźniki te odnoszą się do bezpośrednich rezultatów działań podjętych w trakcie, po zakończeniu i w wyniku realizacji projektu. Wskaźniki rezultatu pokazują konkretną zmianę, osiągniętą dzięki działaniom wdrożonym w ramach projektu, w stosunku do punktu wyjścia.
Będą to np. dwa nowo utworzone miejsca pracy dla handlowica i operatora CNC. Ograniczenie emisji CO2 – nowa maszyna CNC zużywa o 17% mniej energii od aktualnie używanej – to dowiezienie wskaźnika na podstawie raportu wewnętrznego, w którym pokazujemy zgromadzone dane.
Jak widać, wskaźniki rezultatu nie osiągają się tak łatwo jak wskaźniki produktu. Trzeba nad ich spełnieniem popracować i to właśnie one potrafią spędzać przedsiębiorcom sen z powiek…
A co zrobić, żeby wystąpienie ryzyka zwrotu całej dotacji było możliwie jak najmniejsze?
Istnieje pewien algorytm, według którego polecam Ci działać, by możliwie zmniejszyć to ryzyko.
Co zrobić, by obniżyć ryzyko?
1. Ograniczanie ryzyka może zacząć się już na etapie wyboru odpowiedniego konkursu dla Twojej firmy. Nie każdy nabór posiada bowiem identyczny zestaw wskaźników rezultatu. Część konkursów (takich jak Ścieżka SMART) zobowiązuje wnioskodawców do przedstawienia oraz osiągnięcia wskaźników przychodowych ze sprzedaży wdrożonego produktu lub usługi. Taki wymóg nie występuje jednak w niektórych naborach na poziomie regionalnym. Innymi słowy, niektóre konkursy nakładają na wnioskodawców niższe zobowiązania, a ich realizacja jest łatwiejsza i mniej ryzykowna.
2. Firma doradcza powinna przesłać Ci wniosek i pozostałe dokumenty do wglądu i sprawdzenia, przed ich złożeniem. Wykorzystaj ten moment i upewnij się, że firma przyjęła wskaźniki, które są dla Twojego przedsiębiorstwa faktycznie osiągalne. To jedno z dwóch ważnych zadań do sprawdzenia po Twojej stronie przed złożeniem wniosku. W naszym przypadku klient otrzymuje dokumentację do sprawdzenia pod kątem poprawności danych opisanych we wniosku, budżetu i wskaźników, na 5 dni przed jej złożeniem. Jednocześnie nasz ekspert sprawdza dokumenty pod względem spójności danych, logiki, odpowiedniej narracji oraz odpowiedzi na kryteria punktowe konkursu. Jest więc czas, by zweryfikować wykonalność projektu, a co dwie pary oczu, to nie jedna 🙂
2. Sprawdzaj, dwukrotnie, a nawet trzykrotnie (jak mawiają – strzeżonego…?), wskaźniki w trakcie realizacji projektu i omawiaj jest z doradcą.
3. Zaplanuj spełnienie każdego ze wskaźników (np. w przypadku wskaźnika zatrudnienia może być to zatrudnienie nowej osoby lub przesunięcie pracownika z jednego stanowiska na inne – sprawdź wszystkie dostępne opcje, umożliwiające spełnienie wszystkich wskaźników).
4. Dopytuj doradcę o porady, jakich Ci udziela. Zapytaj, dlaczego proponuje Ci działanie akurat takie, a nie inne. Nie znając specyfiki twojej firmy, może nie mieć pełnego obrazu i pewne kwestie przeoczyć. Upewnij się, że się rozumiecie.
5. Przygotuj prosty plan na osiągnięcie każdego ze wskaźników.
6. Monitoruj wykonywanie planu, regularnie sprawdzając, czy wszystko toczy się zgodnie z założeniami.
Nie panikuj, bo…!
Jeżeli jednak okaże się, że nie wszystko idzie zgodnie z planem i poczujesz, że osiągnięcie zadeklarowanych wskaźników jest zagrożone, nie wpadaj w panikę. To nie koniec świata. Jest kilka rozwiązań, które można zaaplikować.
Przede wszystkim skonsultuj się z odpowiednią firmą doradczą.
Na początek jednak warto mieć świadomość, że każdy przypadek jest indywidualny i tak też jest oceniany w razie nieosiągnięcia wskaźnika. Ważny jest rodzaj nieosiągniętego wskaźnika i poziom jego osiągnięcia. Fakt, czy były punkty przyznawane na etapie oceny wniosku za dany wskaźnik, czy nie. To wszystko rzutuje na ocenę danego przypadku.
Bardzo ważną sprawą jest dołożenie wszelkich starań, by zagrożony wskaźnik został osiągnięty, a przynajmniej, by możliwie zbliżyć się do jego osiągnięcia. W krytycznym momencie urząd będzie sprawdzał, czy zrobiłeś, co w Twojej mocy, by osiągnąć ten wskaźnik.
W przypadku, gdy wskaźnikiem jest przychód ze sprzedaży nowego produktu, zbada to czy zainwestowałeś w marketing, czy miałeś handlowca itp. Starania o przybliżenie się do spełnienia zagrożonego wskaźnika zapewnią Ci większą wyrozumiałość urzędnika. Pamiętaj, że po drugiej stronie, mimo że to urząd, jest konkretny człowiek.
Mówię tu o dobrym kontakcie i komunikacji z urzędnikami. Uśmiech i miłe słowa są zawsze w cenie?
No worries? Zazwyczaj historie braku osiągnięcia wskaźnika kończą się wydłużeniem okresu na jego spełnienie.
Przytoczę tu historię jednego z naszych klientów.
Klient w działaniu POPW 1.3.1 musiał osiągnąć wskaźnik dotyczący przychodu z nowych produktów w okresie roku od dnia otrzymania środków. Niestety, mimo wszelkich starań, nie udało mu się osiągnąć go na wymaganym poziomie. Po wyjaśnieniu w piśmie sytuacji, przedstawieniu działań zaradczych, PARP wyraził zgodę na wydłużenie terminu osiągnięcia wskaźnika o ROK!
Da się?
Najważniejsze to nie bać się pytać w trakcie, monitorować wskaźniki, konsultować bieżącą sytuację z doradcą i działać zawczasu.
Firma doradcza odpowiednio wcześnie powinna interweniować i podejmować rozmowy z urzędem. W tym przypadku jesteśmy trochę jak kat, stojący nad dobrą duszą, ciśniemy naszych klientów, by osiągnęli zadeklarowane wskaźniki, co wychodzi im na dobre 😉 A, jeśli coś jednak idzie nie po naszej myśli, rozmawiamy z urzędem na tyle wcześnie, by dało się sytuacji zaradzić.
Z doświadczenia wiemy, na szczęście, że przypadki, w których w wyniku nieosiągnięcia wskaźnika należy zwrócić całą dotację, są znikome. Nasza statystyka jest taka, że na kilkaset projektów, nie mamy żadnego takiego.
W tajemnicy powiem Wam, że urzędowi wcale nie zależy na tym, byś zwrócił dotację.
Urząd także włożył sporo pracy w sprawdzenie wniosku i weryfikację realizacji projektu, a zwrot dotacji oznaczałby dla niego pracę od nowa nad kolejnym projektem. Urząd też ma swoje normy do wyrobienia?
