Dlaczego warto sprawdzać wnioski o dotację?

Poświęcę dzisiaj kilka słów ważnej – z naszej perspektywy – sprawie. Mianowicie kwestii szczegółowego zapoznania się z treścią wniosku o dotację. Oczywiście, jeszcze zanim zostanie on złożony.
Co tu dużo mówić, niechęć naszych klientów do sprawdzania wniosków nie jest nam obca… 😉
Zdarza się, że klient uważa, że skoro zatrudnił profesjonalną firmę doradczą, to wniosek na pewno będzie znakomicie przygotowany. Nie musi się więc o niego martwić, a tym bardziej go weryfikować.

Coś w tym jest, ale…

Rozumiem, że dla dużej części przedsiębiorców zagłębienie się w treść wniosku nie będzie pasjonującym zajęciem. By nie powiedzieć, że to po prostu nuda… To jasne.
Nawiasem mówiąc, znam dobrze to uczucie. Jest taka książka, którą już od pół roku planuję przeczytać. Fakt, nawet zacząłem, ale idzie jak krew z nosa i nie ukrywam, znam ciekawsze zajęcia…

Chciałbym Cię jednak zachęcić do tego, by, mimo szeregu ciekawszych zajęć, zawsze dokładnie przeanalizować wniosek przed jego złożeniem. Niezależnie też od tego, co leży w zakresie usług firmy doradczej. Oczywiście nie musisz tego robić, ale dla własnej korzyści – powinieneś chcieć to zrobić.

Dlaczego warto sprawdzić wniosek? 

• Twój projekt, Twoja odpowiedzialność

Pierwszy argument, dla którego uważam, że warto, żebyś sczytał wniosek o dofinansowanie, zanim zostanie złożony, jest dość trywialny. To fakt, że Twoim obowiązkiem powinno być dołożenie należytej staranności do wykonywanej pracy.
To Twój pomysł, Twój projekt, Twój budżet, przyszłość i sukces Twojego przedsiębiorstwa. Warto się upewnić, że wszystko jest na swoim miejscu i nie stracisz szansy na dotację przez jakieś niedopatrzenie. Sprawdzając wniosek, zyskujesz kontrolę nad jego szczegółami, zyskujesz więc kontrolę nad dalszym przebiegiem procesu.

A poza tym to nie jest tak, że to jest zapisane w gwiazdach czy będzie przyznana dotacja, czy nie. To zależy w dużej mierze od jakości projektu, więc dołóż swoją cegiełkę

• Zabezpieczenie kosztów

Nie muszę wspominać o tym, że za usługę firmy doradczej zapłaciłeś zapewne kilkanaście tysięcy złotych. Całkiem rozsądne i słuszne wydaje się w takiej sytuacji upewnienie się, co do jakości wykonanej przez tę firmę pracy. Sprawdzenie wniosku to nic innego jak zabezpieczenie tej inwestycji.

• Szumy na łączach

Również sama realizacja projektu to Twoje zadanie. Dobrze, żeby we wniosku znalazło się wszystko to, co uważasz za konieczne i słuszne. Tymczasem nawet najlepsza komunikacja potrafi szwankować. Gdzieś coś na łączach nie styka i okazuje się nagle, że coś zostało źle przekazane czy druga strona coś niewłaściwie zrozumiała. Sprawdzenie wniosku to właśnie moment na wyłapanie takich niuansów. Zasadnym wydaje się skontrolowanie dokumentu, by zyskać pewność, że nie doszło do zakłóceń. Pamiętajmy, nawet najlepsi profesjonaliści czasem się mylą, a Twój komunikat może być czytelny tylko dla Ciebie🙂

• Czas – nieodzowna wartość

Jest jeszcze jeden argument. Przeczytanie wniosku zajmie Ci maksymalnie 2,5 godziny. Jeśli skupisz się wyłącznie na analizie budżetu, to czas ograniczy się nawet do 15 – 40 minut. Jednocześnie te kilkadziesiąt (do maksymalnie kilkuset) minut Twojego cennego czasu może uchronić Ciebie i Twoje przedsiębiorstwo przed stratą znacznie większej ilości czasu, rzędu miesięcy lub lat.

Jeśli Twój wniosek zostanie odrzucony, to Twój projekt straci szansę na dofinansowanie w ramach aktualnego naboru i będzie musiał czekać na kolejny. Zaryzykujesz stratę kilkudziesięciu minut dla uniknięcia kilkumiesięcznego opóźnienia w ruszeniu z projektem? Moim zdaniem warto 🙂 Bywają także innego rodzaju problemy – problemy natury finansowej – których można by uniknąć, poświęcając czas na weryfikację wniosku, o czym za chwilę…

Wniosek sprawdzany jest oczywiście przez firmę doradczą, jednak pod innym kątem niż sprawdza go przedsiębiorca. U nas wygląda to tak, że na 5 dni przed złożeniem wniosku, wysyłamy go klientowi do sprawdzenia i naniesienia ewentualnych uwag. My sprawdzamy wniosek i załączniki pod kątem formalnym, pod kątem oceny merytorycznej oraz spójności przekazu i danych. Klient powinien przeanalizować budżet oraz wskaźniki rezultatu (np. liczbę osób zatrudnionych w wyniku realizacji projektu) i, jeśli cokolwiek budzi jego wątpliwości, dopytywać, do skutku. Bo to już naprawdę ostatni dzwonek…

Historia z życia firmy

Żeby unaocznić konieczność sprawdzania wniosków również przez samego wnioskodawcę, przytoczę pewną historię z naszego życia firmowego.

Był rok 2018, kiedy to jedna z naszych klientek zdecydowała się nie zapoznawać z treścią, składanego przez swoją firmę wniosku. Zwykle ostatnim chwilom pracy nad wnioskiem, towarzyszą zwiększone nerwy, zamieszanie. Wiadomo, jak to jest, gdy deadline się zbliża… Nasza klientka w ostatniej chwili dosłała nam zmienioną ofertę, dotyczącą instalacji fotowoltaicznej i jednego z zastosowanych w niej urządzeń peryferyjnych. O ile pamięć mnie nie myli, był to inwerter. Po zmianie, koszt urządzenia wzrósł dwukrotnie, co nie zostało uwzględnione we wnioskowanym budżecie. Klientka we wniosek nie spojrzała, niespójność nie została wyłapana. W rezultacie przyznano firmie klientki dofinansowanie zgodne z budżetem, który nie uwzględniał tej, wprowadzonej w ostatniej chwili, zmiany. Jak można się domyślić, klientka sporo na tym straciła.

W tym przypadku, chwila spędzona na dokładnym przejrzeniu wniosku mogłaby pomóc uniknąć tej sytuacji i zaoszczędzić właścicielce firmy znacznych komplikacji.

Warto znaleźć chwilę…

Podsumowując, warto znaleźć chwilę na sprawdzenie wniosku, mimo wszystko. Dwie i pół godziny Twojego życia może zrobić ogromną, kolosalną wręcz, różnicę w jakości i efektywności projektu. Zanim złożysz wniosek, poświęć mu czas. Absolutne minimum to te 15 minut, potrzebne na przeanalizowanie założonego budżetu. Tak właśnie proponuję zapamiętać – analiza określonego we wniosku budżetu, przed jego złożeniem, to bezdyskusyjny must have!

Zapraszamy do Kontaktu: jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w pisaniu czy sprawdzeniu wniosku, jesteśmy tu, aby pomóc 🙂