Pytanie, które często pada od klientów – co zrobić, jeśli ceny wzrosną? Odpowiem trochę przekornie… Przy obecnej inflacji można powiedzieć, że ten problem nie istnieje, bo wzrost cen jest pewny?
Są dwa ważne wątki
Projekt jest planowany na 2, a czasami nawet 5 lat do przodu. Można założyć, że realizacja projektu rozpocznie się po roku od rozpoczęcia prac nad projektem, ponieważ:
- pisanie wniosku zajmuje 2-3 miesiące;
- ocena wniosku zajmuje 5 miesięcy;
- podpisanie finalnej umowy z urzędem trwa 2-3 miesiące;
- wypłata zaliczki dotacji zajmuje około miesiąca.
A ceny nieubłagalnie rosną…
Natomiast budżet należy przygotować w taki sposób, żeby ekspert oceniający nie podważył nam rzetelności wyliczeń oraz cen. Kolejny aspekt jest taki, że często we wniosku wpisujemy źródło danych np. oferta od firmy XYZ.
Zatem co zrobić?
Rozwiązanie jest banalne – przyjąć odpowiednią górkę finansową na każdą pozycję w budżecie.
Taka zdrowa, spełniająca standardy górka to przedział pomiędzy 15 a 35%. W niektórych uzasadnionych przypadkach może być więcej. Jest tylko jeden warunek – odpowiednie uzasadnienie w części opisowej budżetu.
To, że wpisujemy od jakiej firmy mamy ofertę to, wbrew pozorom, wcale nie oznacza, że kwota musi być ustalona sztywno. Wracamy do powyższego warunku – tu również należy dodać odpowiedni komentarz w części opisowej budżetu. Mamy wtedy wszystko logiczne, spójne i niebudzące wątpliwości eksperta.
Sami wiemy coś na ten temat, bo w 2020 mieliśmy kontrakt z ARP na ocenę kilkudziesięciu wniosków o dofinansowanie z działania 2.2 POIR.
Bufor finansowy
Wiadomo, że każdy chce kupować po najniższych cenach. I to jest OK. Natomiast wniosek i opisany w nim plan finansowy nie to samo co realizacja projektu. Oszczędności i negocjacje będą dopiero na etapie zakupów. Zdecydowanie najlepiej przyjąć bufor.
Taka przestrzeń finansowa przyda nam się nam się na urządzenia peryferyjne, które nie były oczywiste podczas pisania wniosku np. odciąg czy wózek widłowy. Pamiętajcie, że często wiedzę pogłębiamy dopiero na etapie realizacji. Wtedy dowiadujemy się, że czegoś jeszcze nam brakuje do procesu. Mając bufor, możemy przesuwać kwoty w projekcie, czy dodawać nowe pozycje.
Wracając do pytania głównego…
Wzrost cen jest rzeczą naturalną. Bez obaw. Wystarczy przyjąć odpowiedni bufor finansowy, uzasadnić go w opisach i dramatów nie będzie. A przeforsowanie zmian w projekcie? To już zostawcie nam?
