Zamówiona w ramach przetargu maszyna nie zostanie dostarczona w terminie? Z jakimi konsekwencjami dla przedsiębiorcy może się to wiązać?   

Dziś chciałbym się skupić na temacie następstw niedostarczenia maszyn w terminie oraz skutkach takiego opóźnienia dla przedsiębiorców korzystających z dofinansowania unijnego.  

Co, gdy maszyna nie zostanie dostarczona na czas?  

Zdarza się nam spotykać u naszych klientów z sytuacją, w której zawodzi wyłoniony w przetargu dostawca i zamówiona maszyna nie dociera na czas. Niewątpliwie istnieje takie ryzyko, a wraz z nim również i poważne konsekwencje.   
Może zabrzmi to jak frazes, ale to czyste fakty – dotacje unijne to nie tylko przywileje, ale również konkretne zobowiązania. To też, jakby nie patrzeć, ryzyko dla przedsiębiorcy. Otrzymując dofinansowanie, zobowiązujemy się zrealizować cały zakres projektu oraz osiągnąć zakładane wskaźniki.   
Dłuższe, niż założono, oczekiwanie na dostawę maszyny stwarza realne ryzyko nałożenia przez urząd kary, tak zwanej korekty finansowej. Taka kara oznacza konieczność zwrotu części dofinansowania na zakup maszyny, która nie została terminowo dostarczona.  

Kryteria konkurencyjności  

W oficjalnym procesie ofertowym, wszyscy mają równy dostęp do składania ofert i, co ważne, wszystkich obowiązuje ten sam termin dostawy.   
W takim przypadku najsensowniejszym wydaje się po prostu nieskładanie oferty, gdy dostawca z góry wie, że nie będzie mógł się z niej wywiązać. Jednak w praktyce bywa różnie. Producent może zwyczajnie nie widzieć potencjalnych zagrożeń dla terminowej realizacji zlecenia,  np. w trakcie może pojawić się bardziej intratne zlecenie i produkcję, zamówionej w ramach przetargu maszyny, odkłada na drugi plan. Czasem mają miejsce też zdarzenia losowe i tak to na przykład psuje się maszyna produkująca zamówiony sprzęt.   
Niezależnie od rodzaju przeszkód, konsekwencje ponosi zawsze przedsiębiorca, rozliczający się z dotacji z urzędem… No, chyba, że… ale o tym za chwilę! 

Konsekwencje opóźnienia  

Najprostszym rozwiązaniem wydaje się być wydłużenie terminu na dostawę maszyny, ale co się dzieje, gdy terminu nie da się wydłużyć? Zdarzają się sytuacje, w których termin zakończenia projektów jest ściśle określony, np. na 31 grudnia 2023 roku lub na koniec października.  

Z podobnymi konsekwencjami, jak wyżej wymienione, może wiącać się równiz podpisanie protokołu odbioru maszyny po terminie zakończenia projektu. Może to skutkować uznaniem wydatku jako niekwalifikowanego, nawet jeśli płatność została dokonana wcześniej.  
Ale nie taki diabeł straszny… 😉 Jest kilka rozwiązań dla wyjścia nawet z tak trudnej sytuacji, i zamierzam się nimi z Tobą podzielić.     

Rozwiązania i strategie działania  

Nikt z nas, przedsiębiorców, nie chciałby znaleźć się w podobnej sytuacji, jednakże, jak wspomniałem, na szczęście to jeszcze nie koniec świata. Co można zrobić i jak się w takich okolicznościach ratować?  

• Czerpiąc z doświadczeń po brexicie   

Możemy sięgnąć, przykładowo, po praktyki takie jak w ramach programu RE OPEN UK, który umożliwił przedsiębiorcom przedłużenie terminu dostaw maszyn z końca września na koniec października. Termin został wydłużony dla wszystkich wnioskodawców. Istotne było tu jednak zaangażowanie większej liczby beneficjentów. Gdyby tylko jeden przedsiębiorca wystąpił z wnioskiem o wydłużenie terminu, szanse na uzyskanie zgody urzędu i powodzenie całej akcji naprawczej byłyby nikłe…  

• Czasem ekstremalne okoliczności ratują nam skórę  

Beznadziejnym przypadkiem wydaje się sytuacja, w której jako kryterium punktowe oceny oferty przyjęliśmy termin dostawy. Czyli np. jeśli dostawa będzie w 6 miesiącu (lub potrwa dłużej) – przyznajemy 0 pkt., jeśli w 5 miesiącu – dajemy 10 pkt., jeżeli w 4 miesiącu lub w krótszym czasie – 20 pkt.   

Na podstawie tego kryterium wybraliśmy dostawcę, tymczasem, mimo wszystko, sprzęt nie został dostarczony na czas. Co wtedy? Teoretycznie grozi za to korekta finansowa.  
 
Przytoczę tu taki właśnie przypadek, z którego udało się wybrnąć dzięki zupełnie skrajnym okolicznościom zewnętrznym. Mieliśmy mianowicie dokładnie taką sytuację u naszego klienta na Śląsku. Klient użył jako kryterium oceny terminu dostawy maszyn, a wyłoniony na podstawie przetargu dostawca zawiódł. Ratunkiem dla naszego klienta okazała się, nomen omen, wojna w Ukrainie… Zerwane łańcuchy dostaw były wówczas wystarczającą, bo zupełnie prawdopodobną, argumentacją, by wydłużyć termin dostawy sprzętu.   
Podobnie sytuacja miała się w przypadku dostaw z Chin. Tamtejsze porty były przez jakiś czas zamknięte i to również stanowiło dla urzędników bezdyskusyjny argument.    
Niemniej jednak możliwe to było tylko dzięki stałemu kontaktowi z urzędem…  

• Dobre relacje jako jeden z najważniejszych aspektów rozwiązywania problemów   

Powtórzę coś, na co już nie raz zwracałem uwagę. Naprawdę warto utrzymywać dobre relacje z urzędem i pracującymi w nim ludźmi. W trudnych sytuacjach, jak ta, nad którą się dzisiaj pochylamy, kluczowe jest utrzymywanie stałego kontaktu z opiekunem projektu z ramienia urzędu. Nie ma ważniejszej sprawy niż bieżące przekazywanie informacji urzędnikowi, opiekującemu się naszym projektem. Zwiększa to szansę rozwiązania problemu i przedłużenia terminu. Z całą pewnością jak zgłosimy trudności z dotrzymaniem terminów dopiero w dniu, kiedy maszyna miała zostać dostarczona, to szanse na wygranie maleją.  

• Tylko dla odważnych!  

W 2021 roku mieliśmy natomiast sytuację, w której zamówione przez naszego klienta, producenta skarpet z województwa łódzkiego, urządzenie do badania rozciągliwości skarpet, utknęło na etapie odprawy celnej.   
Rozwiązaniem tej sytuacji było, podpisanie protokołu odbioru urządzenia w siedzibie dostawcy. Oczywiście w terminie zgodnym z umową i z zapytaniem ofertowym. Uniknął w ten sposób nałożenia korekty finansowej, naraził się jednak za to na ryzyko, wynikające z faktu, że protokół został podpisany „w ciemno”. Jest to jakieś rozwiązanie… Niemniej jednak tylko dla fanów adrenaliny!  

Podsumowując…  

Warto pamiętać, że powód niedostarczenia w terminie sprzętu objętego umową przetargową powinien być niezależny od każdej ze stron, zarówno zamawiającego, jak i dostawcy. Musi zostać należycie uwiarygodniony, by mógł stanowić argument dla wydłużenia terminów. Przykładem może być tu przytoczone zatrzymanie dostawy podczas odprawy celnej.  

Prewencja  

Jest kilka rzeczy, które możemy zrobić, by zabezpieczyć się, na ile to możliwe, przed karami za niedotrzymanie terminu dostaw.   

• W zapytaniach ofertowych staraj się uwzględnić konkretne warunki, które mogą prowadzić do przedłużenia dostawy. Niech będą to na przykład okoliczności zewnętrzne, niezależne, tak zwana siła wyższa. Oczywiście, dla wszystkich oferentów takie same.  
    
• Zadbaj o zapisie w umowie o ewentualnych karach finansowych dla dostawcy. W przypadku skorzystania z zapisu urząd będzie chciał zobaczyć, że podjęliśmy działania w celu wyegzekwowania tych kar.  
    
• Pamiętajmy także, by wspomnieć o potencjalnej możliwości odbioru urządzeń bezpośrednio u producenta.  

Jak zwykle, dziękuję za uwagę i zachęcam Cię do kontaktu w przypadku pytań lub potrzeby konsultacji.