Wszystko, co musisz wiedzieć o rozliczeniach za usługi doradcze

Nasz kolega, Czarek, spotyka się z wątpliwościami klientów, co do tego, jaki sposób rozliczenia płatności za usługi firmy doradczej będzie dla nich najkorzystniejszy. Czy Tobie także wybór formy rozliczenia wydaje się niejednoznaczny, a decyzja sprawia trudność?
Cóż, czas to zmienić! Przychodzę dziś do Ciebie z kluczowymi informacjami na temat różnych form dostępnych rozliczeń, byś mógł podjąć decyzję, która najlepiej pasuje do Twoich potrzeb. Postaram się zmniejszyć ciężar wyboru, spoczywający na Twoich barkach 🙂

Jaki masz wybór?

Otóż, sposobów na rozliczenie należności za usługi doradcze jest kilka. Firmy konsultingowe stosują zarówno abonamenty, płatność ryczałtem, jak i stawkę godzinową. By łatwiej zdecydować, która forma odpowiada Ci najbardziej, zachęcam Cię do zapoznania się z poniższymi informacjami.

Stawka godzinowa. Tylko dla miłośników niespodzianek?

Wiele firm doradczych proponuje rozliczenie swojej pracy na podstawie stawki godzinowej. Wybierając tę formę, płacisz za każdą godzinę poświęconą Twojej sprawie przez doradcę lub zespół specjalistów.
Wydaje się uczciwe, prawda?
Z jednej strony tak. Z drugiej, ten sposób rozliczenia czasem budzi obawy klientów. Mają oni wątpliwości, co do braku możliwości ocenienia przybliżonej kwoty płatności, ale także, co do uczciwości usługobiorcy[MC1] . Mogą zrodzić się pytania typu „Skąd mam wiedzieć, ile czasu im to zajmie i ile ostatecznie będzie mnie to kosztowało? Czy to nie loteria…?”, „Czy firma faktycznie poświęciła mojej sprawie tyle, a tyle godzin?”, „Czy płacę za rzeczywistą liczbę przepracowanych na rzecz mojego projektu godzin?”. I, racja, dość trudno to przewidzieć, trudno też po fakcie sprawdzić.

Kiedy zdecydować się na stawkę godzinową?

– Twój projekt jest prosty, wiesz, że nie będzie wymagał wielu roboczogodzin, bo zakłada np. tylko 6 pozycji budżetowych.

– Masz już doświadczenie w rozliczaniu projektów i część odpowiedzialności, jak np. rozpisanie przetargu, możesz wziąć na siebie, zmniejszając w ten sposób znacząco liczbę godzin pracy nad projektem, zlecanych firmie zewnętrznej.

– Kiedy dofinansowanie jest niewielkie, ale czujesz, że mimo to projekt wart jest realizacji. Wiesz z góry, że praca nad niedużym projektem nie zajmie milionów roboczogodzin.

Abonament. Gwarancja spokoju?

Rozwiązanie, jakie stanowi abonament, daje pewien stopień poczucia bezpieczeństwa. Wiesz, że Twój projekt jest jednym z tych bardziej wymagających? Zależy Ci na spokoju, wiedząc, że wszystko jest opłacone z góry, a w razie potrzeby – w każdej chwili możesz przedłużyć abonament? Uspokaja Cię myśl, że na każdym etapie przygotowań i realizacji projektu możesz polegać na wsparciu ekspertów?  Abonament wydaje się dobrym pomysłem. 

Kiedy warto wziąć abonament?

– Twój projekt jest skomplikowany i ma duży budżet. Już od samego początku wiesz, że będzie wymagał sporo pracy.

– Budżet na realizację projektu pozwala Ci zlecić pracę nad nim firmie zewnętrznej.

Ryczałt. A jak przepłacę?

Rozliczenie ryczałtem polega na opłaceniu z góry określonej kwoty za rozliczenie całości lub założonego elementu projektu. To rozwiązanie ma niewątpliwy plus, jakim jest przewidywalność. Na dzień dobry wiesz, ile zapłacisz. Z drugiej jednak strony może zrodzić się obawa, że pokryłeś koszt większej liczby roboczogodzin niż mógłbyś, gdyby Twój projekt został rozliczony godzinowo. Czasem rzeczywiście tak bywa, jako że ryczałt musi zakładać pewien bufor czasowy, na wypadek zmian, opóźnień, problemów, których nie da się z wyprzedzeniem przewidzieć.
Ryczałt jest rozwiązaniem, które musi się opłacać obu stronom.

Na ryczałt radziłbym się zdecydować, kiedy:

– Potrzebujesz przewidywalności i zależy Ci na pewności, że koszt rozliczenia pracy nad Twoim projektem pozostanie stały niezależnie od okoliczności.

– Nie masz pełnego zaufania do wykonawcy i np. rozliczenie godzinowe budziłoby Twoje obawy, co do uczciwości firmy dostarczającej usługę.

Dobrze, gdy obie strony są zadowolone…

Mamy klientów, z którymi udaje się wypracować plan i się go trzymać. Wszystko idzie gładko i obie strony są zadowolone. Są jednak też tacy klienci, z którymi wypracowanie planu i podanie recepty na gotowe rozwiązania nie wystarczają, bo klient po prostu nie współpracuje… Wtedy już gładko nie jest i zadowolenie obu stron również jest mniejsze. Bo… dobrze, gdy rozliczenie jest uczciwe dla obu stron. Wiem, to truizm, ale przytoczę Ci pewną historię, która pokazuje jak czasami oczekiwania klienta, co do atrakcyjnej ceny nie idą w parze z ilością pracy, którą trzeba w projekt włożyć.

W 2023 roku poświęciliśmy sześć godzin, by rozpisać dla naszego klienta przetarg na pewne urządzenie. Przetarg został formalnie opublikowany w Bazie Konkurencyjności. Kiedy ogłoszenie wisiało już kilka dni, klient zdecydował się nagle, że jednak chce je zmienić.
Co to dla nas oznaczało w praktyce? Musieliśmy wycofać ogłoszenie z bazy. Potem skontaktować się z opiekunem projektu z ramienia urzędu, by przedyskutować zmianę. Następnie trzeba było napisać oficjalny wniosek o zgodę na zmianę, po czym monitorować urząd, by wydał decyzję w możliwie najszybszym terminie. Kiedy po dwóch tygodniach otrzymaliśmy zgodę, przetarg musiał zostać rozpisany na nowo. Ponownie musieliśmy sprawdzić, czy wszystko się zgadza pod względem formalnym i zamieścić ogłoszenie w bazie.
Wszystkie te manewry łącznie zajęły nam dodatkowo około 6 godzin.
A teraz wyobraź sobie, że taka sytuacja z tym klientem powtórzyła się 13 razy.
Nie wymaga komentarza, prawda?

Summa summarum…

Z naszego doświadczenia – zwykle klient decyduje się na przygotowanie wniosku i stawkę godzinową lub abonament na kilkanaście miesięcy. Częściej jednak klienci decydują się na to drugie rozwiązanie.

Myślę, że każda z opisanych wyżej form rozliczenia ma swoje wady i zalety. Jedno jest pewne – dla każdej sytuacji i typu projektu da się wybrać optymalne rozwiązanie.

Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz dogłębniej przedyskutować „za” i „przeciw” każdej ze wspomnianych opcji lub, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o dofinansowaniach z UE.