Często spotykam się z obawą wśród przedsiębiorców, że wypłata dotacji jest decyzją urzędnika. Obawa jest bardzo słuszna i często martwimy się o to samo, choć doświadczenie pokazuje coś zupełnie innego. Więc jak to jest?  

Jak zwykle, diabeł tkwi w szczegółach…? 

Kiedyś miałem taką sytuację…

W 2013 r. złożyliśmy wniosek do RPO Mazowieckiego na inwestycje dla firmy produkującej aromaty. Czekamy na ocenę merytoryczną – przeszedł czy nie. Mija 30 dni, mija 60 dni. Większość naszych klientów już takie pisma dostała i po poprawkach otrzymali pismo o przejściu do kolejnego etapu. A tu czekamy, czekamy i nic!  

W tamtym czasie kierownikiem działu oceny wniosków był Pan Marek.  Zadzwoniłem. Zapytałem dyplomatycznie, co się dzieje w tym projekcie, bo czas leci. Pan Marek mówi, że się dzieje – projekt odrzucony, szykujemy pismo. Trochę mnie zmroziło, ale nic. Chwila ciszy w słuchawce, zmrożenie powoli puszcza. Myślę, głośno analizując sytuację:

Panie Marku, firma jest OK, produkują, mają dobrą kondycję finansową, dobrą kadrę i projekt też jest OK, chcą kupić urządzenie analizujące, które usprawni produkcję. Chyba coś jest nie tak… Wiem, że ma Pan dużo na głowie, ale prośba, żeby Pan zerknął na sytuację.

Pan Marek jako kierownik nie czyta wszystkich wyprodukowanych pism przez urząd. Po dłuższej chwili, odpowiada – dobra, da mi Pan dwa dni i proszę przedzwonić. Dzwonię pojutrze, znowu trochę zmrożony, bo zawsze są emocje w takich sprawach i słyszę – Dobra Panie Andrzeju, ekspert się pomylił, za tydzień lub dwa otrzymacie pismo o ocenie merytorycznej i kolejnych uzupełnieniach.

Kamień z serca… 

Więc ta sytuacja teoretycznie wskazuje, że decyzja zależy od urzędnika.

A ja Wam powiem, że nie. Dlaczego?  

• Po pierwsze – jak widać, mamy wpływ na to co się dzieje. Mniejszy lub większy, ale mamy.  

• Po drugie jak projekt jest w miarę dobrze napisany to nawet gdyby został odrzucony (przez niesłuszną decyzję urzędnika) to możemy się odwołać. Odwołanie w formie protestu w przypadku błędnej decyzji jest łatwe i raczej skuteczne. Sami też mieliśmy obawy o to, że źle ocenimy wnioski, ale o tym za chwilę.  

Dlaczego odwołanie od błędnej decyzji jest skuteczne? Urzędnicy podczas oceny wniosku, czy na etapie rozliczania projektu muszą ściśle trzymać wytycznych oraz kryteriów. Te procedury nie pozostawiają zbyt dużego pola manewru. Całe szczęście 🙂 

Kryteria i proces są znane obu stronom.

Jakiekolwiek odstępstwo od tych wytycznych powoduje złamanie przepisów. Oczywiście, w gąszczu procedur i kryteriów, jest margines na subiektywną ocenę urzędnika. Ale ten margines jest bardzo mały.   

Nie obawiaj się subiektywnej oceny urzędnika, bo strach przysłania horyzont.

Z jednymi urzędnikami pracuje się łatwiej z innymi trudniej. Jeden lub taką formę prezentacji dokumentów czy dowodów, a drugi inną. Co nie oznacza, że pomimo swoich preferencji oceni negatywnie. Gdyby tak zrobił, to wyszedłby poza ramy i popełni błąd. A kilka błędów może skutkować na przykład zmianą stanowiska…  

Jak robisz rzeczy po prostu dobrze i masz kontrolę nad procesem to nawet jak się coś nie spodoba to zawsze masz narzędzie w postaci odwołania do przepisów. Zdecydowanie namawiam do unikania wchodzenia w spór z urzędnikiem. Jednak, jeśli asertywność nie wystarcza, to spór jest zawsze opcją, gdzie prędzej czy później wygrasz.

Relacje międzyludzkie warto jednak wykorzystać w drugą stronę – Twój wniosek może na przykład trafić nagle z dołu sterty papierów na samą górę, bo po prostu Ci zależy. 

I co z tą oceną wniosku i obawami? 

A jak to jest z tej drugiej strony?

Jako organizacja mamy też takie doświadczenia. W 2019 r. wygraliśmy przetarg na ocenę wniosków, dokładnie to ocenę części innowacyjnej we wnioskach unijnych. Innowacje to nasz konik. I tak samo – dostaliśmy wytyczne z urzędu jak oceniać wnioski z precyzyjnymi kryteriami. Nasze obawy dotyczyły tego, że któryś z wnioskodawców oprotestuje naszą ocenę wniosku i więcej do przetargu nikt nas nie zaprosi. Skuteczne odwołanie świadczyłoby słabo o jakości naszej pracy. Trochę w strachu, ale staraliśmy się robić swoje.