Dowiedz się, jak zminimalizować stres, związany z niemiłymi niespodziankami w procesie wypłacania dofinansowań

Chciałbym przybliżyć Wam dzisiaj charakter procesu wypłacania dotacji i wyjaśnić, dlaczego trzeba czekać tak długo na kolejne transze wypłat.

Rozpracujmy temat na podstawie przykładu, jakim będzie projekt inwestycyjny budowy hali i zakupu maszyn, o szacowanej wartości 4 mln PLN netto i czasie realizacji, wynoszącym 24 miesiące.
Z założenia taki projekt opiera się na współfinansowaniu: 50% to środki własne, a drugie 50% stanowi dofinansowanie z UE plus VAT.

Jak w takim przypadku wygląda wypłacanie dotacji?

Refundacja, czyli klasyka gatunku

W przytoczonym wyżej przykładzie, by otrzymać przelew funduszy z UE, hipotetyczny klient musi złożyć wniosek o płatność. Robi się to średnio raz na kwartał. Jest to jednoznaczne z wypłatą dotacji naszemu klientowi również raz na trzy miesiące. Dofinansowanie zazwyczaj ma postać refundacji poniesionych wydatków.

Wniosek o wypłatę rozpatrywany jest około 2 miesięcy. Zwykle w jego trakcie pojawia się konieczność wprowadzenia uzupełnień w postaci dokumentów czy oświadczeń.

Nie przyspiesza sprawy również fakt, że urząd może żądać przedstawienia wszystkich dokumentów, potwierdzających, że procedura przetargowa odbyła się w sposób prawidłowy, a więc: dokumentów związanych z wyborem wykonawcy, umów, faktur, potwierdzeń zapłaty, protokołów odbioru, czasami także zdjęć. Warto też pamiętać, że urzędnicy tworzą swoje własne procedury. Jeden poprosi Cię o środki dowodowe w postaci załączników do wniosku o płatność, których zgromadzenie zajmie więcej czasu, a inny o takie, które zbierzesz szybciej.

Co istotne, jeśli jedyną dostępną formą dofinansowania w danym konkursie jest refundacja, to w pierwszym kwartale klient musi wyłożyć własne środki. Tak więc najpierw inwestujesz swoje pieniądze, a następnie składasz wniosek o refundację poniesionych kosztów. Na zwrot będziesz czekał około 2 miesięcy. Trzeba zatem wziąć pod uwagę dodatkowy budżet, zabezpieczający pierwsze 5 – 6 miesięcy realizacji projektu.

Zaliczka nie na zaliczki

Istnieje też możliwość uzyskania zaliczki dotacji, zamiast refundacji.
Jeśli wszystko się zgadza, to sam proces uzyskania zaliczki jest szybki i prosty. Wypłata zaliczki, w porównaniu z refundacją, odbywa się raczej ekspresowo, zgodnie z transzami z ministerstwa finansów, czyli po tygodniu albo dwóch. Sam wniosek o zaliczkę też jest łatwy do sporządzenia.

Trzeba jednak mieć świadomość, że w przeciwieństwie do projektów badawczych, w przypadku projektów inwestycyjnych, uzyskanej zaliczki dotacji nie można przeznaczyć na zaliczki do Twoich Dostawców…
Nie opłacisz więc z takiej zaliczki zadatku za maszyny, budowę hali czy zaliczek dla wykonawców. Zaliczkę dotacji możesz wykorzystać wyłącznie na opłacenie kosztów konkretnego, zakończonego etapu projektu. Mogą to być więc np. wybudowane fundamenty.
Czas rozliczenia na rozliczenie otrzymanej zaliczki różni się w zależności od programu. W województwie mazowieckim standardem jest 10 dni roboczych, ale bywają konkursy, w których na wydanie zaliczki ma się 3, a nawet 6 miesięcy.

VAT – wydatek widmo

Niby nie Twój ani nie mój, ale… Jakoś wyjątkowo łatwo o nim zapomnieć, planując budżet, a przecież to bardzo konkretne koszty. Pamiętaj, że we wniosku wskazujesz kwoty netto jako kwalifikowane, tymczasem płacisz brutto. Należy więc wziąć pod uwagę dodatkowe 23% wydatków i zadbać o to, by dysponować właściwą kwotą.
Ważna sprawa – istnieje szansa na odzyskanie VATu w terminie 60 dni od jego opłacenia, ale to już decyzja kolejnego urzędu.

Zmiany w projekcie – niezła pułapka

Bywa, że w trakcie prac nad projektem pojawia się na rynku jakaś nowość, na której zakupie wyjątkowo Ci zależy. Maszyna oparta na nowszej technologii może znacząco podnieść wydajność lub przyspieszyć pracę w Twoim zakładzie. Wniosek złożyłeś rok temu, ale decydujesz się wystąpić do urzędu o zmianę minimalnych parametrów maszyny.
Niby formalność, jednak uzyskanie zgody urzędu trwa miesiąc, a nawet dwa. To niestety także czas, opóźniający rozpatrzenie Twojego wniosku o płatność.

Przytoczę tu historię sprzed miesiąca. Dotyczy ona wprawdzie projektu badawczego, ale w przypadku inwestycyjnych, zmiany we wniosku, skutkują tym samym.
Naszemu klientowi bardzo zależało na zwiększeniu wynagrodzeń dla swojej kadry w stosunku do tych, uwzględnionych we wniosku. Na zgodę urzędu klient czekał 2 miesiące. Jednak czas oczekiwania na wypłatę dotacji przez to się wydłużył… Akceptacja wniosku o płatność możliwea było dopiero po uzyskaniu zgody urzędu na wnioskowaną zmianę.

Wniosek o płatność ostateczną

Najdłużej trwa jednak rozpatrywanie wniosków o płatność ostateczną. Wypłata ta następuje po zakończeniu projektu.
Dlaczego wydanie decyzji na jej temat trwa najdłużej?
Urząd musi się upewnić, że wszystko zostało zrealizowane zgodnie z wymogami, by móc przekazać Ci ostatnią wypłatę, czasem nawet przeprowadzić kontrolę.

I co z tego wynika?

Zawsze bierz pod uwagę czynnik ludzki. Mimo dobrego pomysłu i biznesplanu, koniec końców, wszystko jest w rękach drugiego człowieka – Urzędnika.
Urzędnicy nierzadko obawiają się podejmować decyzji, korzystnych dla Wnioskodawców. Tworzone przez nich procedury wymagają czasu. A bywa, że i tak trywialny powód, jak fakt, że urzędnik zachorował, dodatkowo opóźni wypłatę dotacji.

Dotacja spłaca kredyt – bezpieczny sposób na finansowanie projektu

Powszechnie stosowanym rozwiązaniem, zapewniającym bezpieczeństwo projektowi, jest jego realizacja z budżetu, opartego na kredycie bankowym/pożyczce leasingowej. Uzyskana dotacja de facto spłaca potem zaciągnięty kredyt.

Wiadomo, najlepiej być pięknym i bogatym, nie musieć polegać na kredytach i dotacjach, ale jest jak jest… Podsumowując powyższą wiadomość, powtórzę więc raz jeszcze – róbmy swoje 🙂
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat programów i dotacji unijnych, dobrze wiesz, co robić 😉