Rozpatrywanie wniosku, podpisywanie umowy, wypłata środków – czy da się szybciej?

Opowiadałem Wam już, że z przygotowaniem wniosku o dotację unijną wiąże się masa biurokracji. Proces ten wymaga też dużo czasu.

A co potem? Czy sprawy nabierają tempa?

Chciałbym powiedzieć, że tak…

Pamiętam pierwsze umowy dotacyjne w PARP, program działanie 3.2.1 PO IR. To był 2017 rok. Urząd był zupełnie nieprzygotowany. Podpisanie umów nastąpiło 7 miesięcy po wydaniu decyzji o przyznaniu wybranym projektom dofinansowania, czyli ogłoszeniu tzw. listy rankingowej.

Obecnie cały proces wymaga znacznie więcej czasu.  

Rozpatrywanie wniosku, proces podpisywania umowy, a także sama wypłata środków – to wszystko trwa. Co więcej, może trwać miesiącami.

 Dlaczego to tak długo trwa?

Cóż… Jest sporo do zrobienia na każdym etapie prac nad Twoim wnioskiem. Zarówno po Twojej, jak i po stronie urzędu. Zaraz Ci wszystko rozpiszę.

 
Wygląda to mniej więcej tak:

• napisanie wniosku zajmuje około 2 miesięcy,
• uzupełnienia formalne i/lub merytoryczne, do których wzywa urząd, odbywają się w 3 – max. 4 miesiącu pracy nad wnioskiem,
• panel ekspertów, będący koniecznym etapem w niektórych programach np. SMART, zorganizowany jest po ok. 6 miesiącach od rozpoczęcia prac,
• lista rankingowa projektów następuje po około 7 – 8 miesiącach, odkąd zacząłeś pracę nad wnioskiem,
• podpisanie umowy dotacyjnej, w tym m.in.: zdobycie wymaganych zaświadczeń, przygotowanie harmonogramu płatności i harmonogram rzeczowo-finansowy, zakończy się około 10 miesięcy po tym, jak zabrałeś się za przygotowywanie wniosku,
• ewentualna zaliczka dotacji wypłacana jest mniej więcej w 11 miesiącu od rozpoczęcia prac,
• w trakcie realizacji w zależności od zapotrzebowania możesz ubiegać się o środki czy to w formie zaliczki, czy refundacji raz na kwartał.

Sama realizacja projektu również wymaga czasu. Gdy już otrzymałeś decyzję o przyznaniu dotacji, wydaje się, że mógłbyś odetchnąć. Tymczasem musisz przecież wybrać odpowiedniego wykonawcę, zgromadzić i poznać oferty i ceny, dopiąć wszelkich formalności, takich jak np. organizacja i przeprowadzenie przetargów. To wszystko trwa. Każda zmiana wprowadzona w projekcie to również dodatkowy czas, np. zmiana parametrów podanej we wniosku maszyny, to proces trwający około 2 miesiące.

Czy cały ten proces da się przyspieszyć?

Może będę brutalny, ale szczery. Nie. Czas poświęcony wnioskowi jest naprawdę potrzebny i, w tym aspekcie, niewiele ma szansę się już zmienić.  Jedyną opcją przyspieszenia procesu, jest wykorzystanie momentu, gdy Twój wniosek jest w urzędzie, poprzez monitorowanie urzędnika. Ponownie pojawia się tu kwestia relacji, na którą już zwracałem uwagę. Warto od samego początku nawiązywać z urzędnikami dobre relacje. Pozwolą one na delikatne przyspieszenie biegu Twojej sprawy, gdyż Twój wniosek będzie właśnie w rękach życzliwego Ci urzędnika.

Czy w przypadku każdego programu potrzeba tyle samo czasu?

Widzisz już, że średni czas – od momentu rozpoczęcia pracy nad wnioskiem do momentu otrzymania pierwszej transzy dotacji (około 80% przypadków) – to około 11 miesięcy. Powyższe informacje dotyczą sytuacji, w których wnioski pisane są w ramach funduszy regionalnych i z PARP.
Bywają jednak programy, którym trzeba poświęcić mniej czasu. Takim programem był np. 1.1.1 w NCBiR. Instytucja ta z założenia miała 2 miesiące na sprawdzenie wniosków. W praktyce zajęło jej to 3 miesiące. Nadal jest to jednak bardzo dobry wynik. Podobnie było z projektami, dotyczącymi wsparcia po brexicie, RE OPEN UK. Terminy goniły, urzędy czuły presję, a więc wszystko było załatwiane znacznie sprawniej.

Naszym absolutnym rekordem pod względem tempa – zupełnie ekspresowym projektem – był projekt w ramach wsparcia po brexicie.  Wniosek w ramach pomocy de minimis, pozwalającego uzyskać pomoc w wysokości do 200 tysięcy euro, został napisany i złożony w maju, może w czerwcu… Tymczasem już w październiku wszystkie projekty zostały zakończone. Imponujące tempo, prawda? Wyobraź sobie, że i tak był poślizg, bo pierwotnie projekty miały zamknąć się do końca września…?

I przykład z przeciwległego brzegu… Nasz najdłużej trwający projekt w ramach 2.1.POiR, zakładający zbudowanie laboratorium badawczo-rozwojowego, rozpoczął się w 2017 roku i… trwa do tej pory?  Dlatego tak często podkreślam, że warto pisać projekty inwestycyjne i badawcze z wyprzedzeniem 2 – 3 lat?

Napisz do nas, jeśli temat Cię zainteresował i chcesz dowiedzieć się więcej o wnioskach, procedurach, programach i dotacjach.