Co zrobić, by spać spokojniej? 

Kontrola z urzędu u każdego z nas, przedsiębiorców, budzi emocje. Zazwyczaj dalekie od zadowolenia czy radości… Emocje można porównać do tych przed klasówką w szkole 😛 

Ehhh…   
 

Nieważne czy to kontrola z Urzędu Skarbowego, czy kontrola realizacji projektu unijnego. Kontrola, jaka by nie była, związana jest z napięciem i stresem. Jest też faktem, który po prostu należy przyjąć i się z nim pogodzić.  
 
Kiedy już zaakceptujesz tę nieuniknioną kolej rzeczy i fakt, że padło akurat na Ciebie i Twoją firmę, masz dwie opcje. 
 

A. Możesz się przygotować do kontroli, co pomoże Ci uspokoić nerwy. 

B. Możesz nie zrobić nic konstruktywnego i jedynie starać się stłumić czy zagłuszyć negatywne emocje, przecież i tak masz dużo na głowie. 

  
Gdybyś jednak cenił sobie spokój i chciał uniknąć nerwów związanych z kontrolą, warto wykonać kilka strategicznych posunięć 😉 

Ale o co właściwie chodzi…? Czyli zakres kontroli 

Po pierwsze ustal zakres kontroli. Niewiedza potrafi niepotrzebnie napędzać kołowrotek stresu. Trudno przygotować się, nie wiedząc, do czego.   

Zorientuj się zatem, czego dotyczy kontrola. To zdecydowanie zawęzi obszar przygotowania. Jeśli w piśmie z urzędu nie wskazano zakresu, zadzwoń do urzędu i po prostu dopytaj. 

 
Zastanawiasz się może, jak zacząć taką rozmowę, o co właściwie zapytać. To proste: 

– Dzwonię, bo chcę wcześniej przygotować wszystkie potrzebne dokumenty dla osób kontrolujących. 

To uzasadnia dalsze pytanie o szczegółowy zakres kontroli. Możesz sobie wyobrazić, że urzędnicy też wolą przyjść „na gotowe” i poświęcić kontroli mniej czasu niż czekać na brakujące dokumenty lub wyjaśnienia. Raczej bez większego problemu uzyskasz odpowiedź. 

Dwa stosy dokumentów – czyli obszary tematyczne 

Zapewne w czasie trwania projektu zgromadziłeś masę papierów… Kiedy już wiesz, czego dotyczyć będzie kontrola, uporządkuj posiadane dokumenty. Podziel zebraną dokumentację na dwa obszary.  
Pierwszy, związany z zakupami w projekcie to must have, a drugi, związany z komunikacją z urzędem, przygotuj na wszelki wypadek.  

  

Zakupy 

Znając zakres kontroli, uporządkuj wszystkie dokumenty zawiązane z projektem według zakupów.  
 

Checklista  

Do każdego zakupu potrzebujesz: 

– postepowania ofertowego (ogłoszenie z datami publikacji); 

– ofert; 

– protokołu wyboru z publikacją; 

– umowy z wykonawcą; 

– faktur; 

– protokołu odbioru; 

– potwierdzenia przelewów. 

Komunikacja z urzędem 

Zbierz i odpowiednio posegreguj: 

– wnioski o płatność; 

– harmonogramy; 

– wnioski o zmiany. 

  

Co jeszcze możesz zrobić, by odetchnąć z ulgą?  

Kiedy ułożyłeś wszystkie dokumenty, sprawdź każdy z nich. Zwróć szczególną uwagę na daty oraz zakres każdego dokumentu. 

Jeśli znajdziesz błąd, to bardzo dobrze – masz szansę go naprawić przed kontrolą. 

Jeżeli coś wzbudzi Twoje wątpliwości i nie wiesz czy to błąd, czy nie, zastanów się od razu jak ułożyć narrację, by wytłumaczyć niejasności urzędnikom. 

  

Zen 

Może nie jest to rocket science, ale chciałem pomóc Ci uporządkować działania, żebyś mógł podejść do sprawy metodycznie. Przede wszystkim jednak chciałem pomóc Ci ostudzić emocje.  

Emocje nie są dobrym doradcą.  

Zawsze coś może Cię zaskoczyć, wiadomo. Nie masz pełnej kontroli nad wszystkim, co się dzieje. Uspokojenie nerwów i obniżenie poziomu negatywnych emocji ułatwia działanie.  

A, co zrobić, jeśli coś się nie zgadza albo czegoś brakuje? 

Grunt to zachować spokój. Powiedz, że musisz brakującego dokumentu poszukać. Jeśli uda Ci się go od razu „znaleźć”, to świetnie. Jeżeli nie, zadeklaruj, że doślesz go, jak tylko go znajdziesz.  

Wszystko jest znacznie mniej przerażające, gdy czujesz się spokojny i opanowany. 

  

Wspomnę jeszcze na koniec o najważniejszym kroku „0”. Jeżeli masz doradcę, najpierw zgłoś nadchodzącą kontrolę jemu, a następnie podejmij kolejne działania :) 

  

Dobrego dnia