No to witaj w świecie aneksów…
Czyli o tym, czy drobna zmiana zawsze kończy się wielką aferą.
Wiesz, że lubię konkret, więc dziś od razu przechodzę do rzeczy.
Dotacja na sztywno?
Dotacja unijna to super sprawa, ale jak już coś wpiszesz do wniosku, to… trochę jakbyś to wyrzeźbił w kamieniu. Każda większa zmiana? Aneks. Każdy aneks? Procedura. Każda procedura? Czas, nerwy i niepewność, czy nie stracisz pieniędzy.
Jak zmiany wyglądają w praktyce?
Były dwie, jest jedna – i już nie flekso, czyli historia nr 1 z życia firmy
Wyobraź sobie taki klasyk. Jest 2023 rok. W ramach programu 3.2.1 POIR, mamy zaplanowany zakup dwóch maszyn rolowych do fleksodruku. W trakcie realizacji projektu okazuje się, że rynek się zmienia, a wraz z nim zmieniają się potrzeby. Bardziej sensowny okazuje się zakup jednej maszyny arkuszowej, a druga zostaje flekso.
Technologia inna, podejście inne, OK, ale cel przecież wciąż ten sam: wdrożenie naszego rozwiązania.
Brzmi rozsądnie? Pewnie!
Nie zmienia to jednak faktu, że trzeba było przebrnąć przez całą biurokrację związaną z wprowadzaniem zmian. Trzeba było wszystko uzgodnić, tłumaczyć, aneksować.
Ostatecznie, udało się przeprowadzić procedurę zmian, ale wymagało to dużo więcej zachodu, niż się nam na początku wydawało.
Drukarka 3D i zmiana planu w locie, czyli historia nr 2 z życia firmy
I jeszcze jeden przykład – nasz klient planował kupić konkretny model drukarki 3D. Miała być to drukarka do tworzyw, ale finalnie okazało się, że lepszą opcją będzie wersja do metalu.
I tu także: cel się nie zmienił, a technologia… TAK. I znowu, ruszyła cała machina… Od umówienia się z opiekunem z ramienia urzędu, przez pismo z prośbą o zmianę, po aneks do umowy i zmianę harmonogramu.
Procedury muszą się zgadzać. A przecież z punktu widzenia zdrowego rozsądku to wszystko bardzo proste i sensowne.
Uroki umów projektowych
Jaki jest wniosek z przytoczonych powyżej historii?
Projekty unijne to nie elastyczne kontrakty. To coś bardziej jak kontrakt małżeński z urzędnikiem. Nie to, żebym chciał Cię zniechęcać do zmian, jeśli czujesz, że są rzeczywiście konieczne czy korzystne. Można się dogadać, jeśli tylko cel projektu pozostaje taki sam.
W porównaniu z latami 2004-2006 i 2007-2013 to zdecydowanie łatwiejsze. To fakt. Jednak każda zmiana nadal wymaga podpisu, załącznika i najlepiej jeszcze trzech pism wyjaśniających.
Garstka tipów
Jak ułatwić sobie życie i zminimalizujesz konieczność wprowadzania zmian we wniosku? Wypisałem dla Ciebie kilka punktów, które – myślę, że – będą niezłym drogowskazem 🙂
- Nie wpisuj we wniosku zbyt konkretnych nazw ani modeli – zastanawiasz się czy tak można? Jasne. We wniosku zawierasz jedynie parametry urządzenia, a konkret klaruje się dopiero na etapie postępowania ofertowego.
- Opisuj cele i funkcjonalność – parametry sprzętu podaj w widełkach. To da Ci potem większe pole do manewru bez potrzeby aneksowania zmian.
- Zostaw sobie margines – zarówno czasowy, jak i sprzętowy.
- Jeśli rzeczywiście musisz już coś zmienić, zrób to na spokojnie, z wyprzedzeniem – w urzędach nic i nikt nie działa natychmiastowo i warto o tym pamiętać.
Gdzie jest granica?
Aneksy dotyczą każdej większej zmiany. Taki jest wymóg. Gdzie leży granica między mniejszą, a większą zmianą? To już zostało ustalone przepisami unijnymi.
Jeśli masz podobną sytuację, zastanawiasz, czy klasyfikuje się ona do aneksowania albo jesteś dopiero na etapie składania wniosku i nie chcesz sobie związać rąk, odezwij się!
Pogadamy jak człowiek z człowiekiem. Może nawet bez aneksu 😉
