Trzy najważniejsze zasady dotyczące zakupów od firmy powiązanej
Kiedy zakup jest bezpieczny?
Ostatnio Magda, dostała pytanie od naszego klienta:
Czy mogę coś kupić, w ramach projektu, od firm lub osób powiązanych z moją firmą?
Mogę udzielić tylko jednej słusznej odpowiedzi, a brzmi ona: NIE.
W przypadku jakichkolwiek powiązań – rodzinnych, kapitałowych czy osobistych mogą pojawić się wątpliwości, co do bezstronności takiej transakcji.
Zakupy są weryfikowane przez operatora, wydajesz pieniądze publiczne warto zadbać o ich przejrzystość. Trochę podobna sytuacja jak z zakupami rządu podczas pandemii – maseczki i respiratory od „pociotka” za 40 mln PLN.
Wiesz, o co chodzi 🙂
Czy to już powiązanie?
Co właściwie oznacza „powiązanie”? Już wyjaśniam. Powiązanie dotyczy sytuacji, w której między stronami zakupu istnieje jakakolwiek zależność: finansowa, kapitałowa, rodzinna lub sytuacja, która mogłaby podać w wątpliwość obiektywność wyboru dostawcy.
Przykład – brat ma firmę, w której ma wspólnika, a żona tego wspólnika prowadzi odrębną działalność. Czy zakup w firmie żony wspólnika brata będzie ryzykowny? Czy to już powiązanie, wystarczające, by podważyć decyzję, co do wyboru dostawcy?
To wyjątkowo ciekawy case.
Odpowiedź brzmi: TO ZALEŻY 🙂
Ocena takiego powiązania zależy od kilku czynników – jakiego rodzaju to powiązanie, osobiste czy może biznesowe – i może okazać się bardzo skomplikowana. Od strony prawnej chodzi o:
- potencjalne korzyści;
- ograniczanie dostępu innym potencjalnym oferentom.
Koniecznie zapoznaj się z trzema czerwonymi flagami dotyczącymi decyzji zakupowych w ramach realizacji projektów finansowanych z UE.
Trzy główne zasady wkluczające możliwość zakupu
Zapamiętaj, że istnieją trzy kluczowe przypadki, uznawane za powiązania / podważające bezstronność zakupu:
- Współwłasność lub wpływ na zarząd firmy – dotyczy osób, które posiadają udziały w spółce lub pełnią funkcje w zarządzie, radzie nadzorczej, rolę prokurenta lub pełnomocnika w firmie.
- Relacje rodzinne – zakupy od podmiotów, w których członkowie rodziny (osoby pozostające w stosunku małżeńskim, pokrewieństwa i powinowactwa w linii prostej i linii bocznej do drugiego stopnia) mają udziały, są również ryzykowne.
- Wątpliwości, co do bezstronności – jeśli jakakolwiek relacja, stosunek prawny lub faktyczny, między dostawcą a zamawiającym może budzić zastrzeżenia, co do bezstronności, urząd może poddać ją w wątpliwość.
Ostatni punkt to najistotniejszy z trzech powyższych. Urząd może się na niego powołać w każdym przypadku. A właśnie ten punkt jest cholernie szeroki i subiektywny.
Czy należy się tego obawiać?
Powiem tak, jeśli upewniłeś się, że Twoja decyzja, co do dostawcy była obiektywna i jesteś w porządku, to nie masz się, czego bać.
Jeśli nawet urząd doszuka się jakichś nieprawidłowości, to skończy się na wyjaśnieniach.
A co, jeśli nie jesteś czysty jak łza?
Ryzyko tylko finansowe
Jeżeli wystąpi jedna z wymienionych wyżej sytuacji, na wydatek prawdopodobnie zostanie nałożona tzw. korekta, sięgająca nawet 100% kosztów zakupu. Oznacza to, że cały wydatek może zostać uznany za niekwalifikowalny. Ale nie cały projekt, tylko ten konkretny zakup, który budzi wątpliwości.
Co więcej w praktyce te 100% korekty to raczej rzadkość. Na przestrzeni lat mieliśmy do czynienia może z jednym takim przypadkiem.
Pół miliona złotych pod znakiem zapytania
Jest rok 2021. Nasz klient zamawia maszynę za 500 tys. PLN. Operator w województwie śląskim postanawia zweryfikować zakup. Wyobraź sobie, że zagląda nawet na media społecznościowe.
Na Facebooku odkrywa zdjęcie dostawcy z zamawiającym. Podpis głosi „współpracujemy od wielu lat.”
W tym przypadku, na szczęście, wyjaśnienie wystarczyło. W praktyce bowiem współpraca naszego klienta z dostawcą polegała na serwisowaniu maszyn.
Tak z ostrożności, taka porada:
„nie dodawaj dostawcy do znajomych na FB”, a zmniejszysz ryzyko komplikacji.
Sytuacja ta pokazuje, że nawet niewielkie powiązania mogą skutkować dużym ryzykiem finansowym. A… nie trudno o powiązania w świecie, w którym, według teorii sześciu stopni oddalenia, na FB dzieli nas tylko sześć kontaktów od dowolnej osoby na świecie…
