Biurokracja do kwadratu

Nie raz już wspominałem, że przy przygotowaniu wniosku i ubieganiu się o dotację unijną, jest masa pracy. Lwia część sprowadza się do spełniania formalnych wymogów. Wnioski muszą być poprawnie wypełnione pod każdym względem, a aspekt formalny bywa zdecydowanie często bardziej istotny niż merytoryczny. W przypadku wniosków, biurokracja jest nieunikniona i jest jej naprawdę dużo. To może niezbyt optymistyczny, ale niezaprzeczalny, fakt.

Formalności zabijają biznes?

Coś w tym jest. Część naszych klientów narzeka na za dużą ilość papierologii. Towarzysząca składaniu wniosków o dofinansowanie, biurokracja osłabia motywację przedsiębiorców do starania się o dotacje z UE. Roztacza wizję niekończących się formularzy do wypełnienia, konieczności zbierania ogromu danych i informacji. To również potrzeba bardziej regularnych kontaktów z urzędem, które niekoniecznie są ulubionym zajęciem przedsiębiorców.
Chciałbym jednak trochę odczarować złą sławę biurokracji. Wbrew pozorom, jest ona nie tylko konieczna, ale i korzystna.

Dzięki odpowiedniemu poziomowi biurokracji, wszyscy przedsiębiorcy mają takie same szanse na pozyskanie środków z dotacji.
Mając konkretne, jasne punktowe kryteria wyboru, łatwiej o ich spełnienie. Nie błądzisz jak we mgle, wiesz, w jakim kierunku działać. Gorzej, jeśli nie ma jasnych wytycznych – wtedy jest większe pole do popisu dla urzędnika…
Wszystkie wnioski są oceniane za pomocą tych samych kryteriów formalnych. Są akceptowane, odrzucane lub kierowane do poprawek, nie ze względu na widzimisię urzędnika, a na mierzalne reguły, zasady, wymogi. Móc polegać na jasnych wytycznych, a nie na dobrym lub złym nastroju urzędnika albo na jego osobistych preferencjach – to dla Ciebie zdecydowana korzyść?

Ewolucja perspektywy unijnej

Wszystko się zmienia, podejście urzędów w kwestiach formalnych też… Na szczęście?

Gdy zaczynałem w branży doradczej, a był to 2004 rok, nacisk urzędników na wszelkie formalne niuanse potrafił, nazywając rzeczy po imieniu, zgnębić niemal każdego wnioskodawcę. Bardzo wiele wniosków było wtedy odrzucanych właśnie ze względów formalnych. Weryfikujący je urzędnicy zwracali uwagę dosłownie na każdą kropkę i przecinek. Pamiętam, jak w 2007 roku, drobne poprawki formalne do wniosku SPO-WKP 2.4 stanowiły 80 pkt. w piśmie! Pamiętam też kilkugodzinne sesje podpisywania i przystawiania pieczątek na gotowych już wnioskach, potwierdzając „za zgodność z oryginałem od str. X do str. Y”.
Urzędnicy szybko nauczyli firmy doradcze składać poprawne formalnie wnioski?

To prawda, doradcy opanowali sztukę właściwego przygotowywania wniosków, ale podejście urzędów też się zmieniło. Urzędnicy dostrzegli, że korzystniej jest przykładać większą wagę do weryfikacji czy wskaźniki są odpowiednie niż do samych formalności. Lata 2010 – 2017 zaowocowały łagodniejszym podejściem do kwestii formalnych, dając przedsiębiorcom trochę oddechu.

Patrząc wstecz na perspektywy unijne, z mojego doświadczenia, wyglądało to mniej więcej tak:

• Lata 2004 – 2006 – bardzo wysoki poziom formalizmu.
• Lata 2007 – 2013 – mniejszy nacisk na formalności i merytorykę, za to podkreślanie wagi spójności (np. jeśli w punkcie b.6 wspomniano o innowacyjności, to samo powtórzono w punkcie D.13, to powinno się pokrywać również we wskaźniku I.3). W kolejnych latach, oprócz wewnętrznej spójności, zaczęto przykładać większą wagę także do logiki.
• Lata 2014 – 2020 – duża rola innowacyjności, sposobu prezentacji i pomysłu na projekt. To także bardzo liberalne podejście do rozliczania projektów (można było np. zamienić podaną we wniosku maszynę na kilka innych, co wcześniej byłoby niemożliwe).

Czego można się spodziewać po obecnej perspektywie (2021 – 2027)?

Jeszcze nie wiemy dokładnie, ale spodziewamy się ewolucji sposobu oceny wniosków w kierunku podobnym do oceny stosowanej w przypadku funduszy VENTURE CAPITAL.  

Proces powoli staje się mniej bezduszny i zyskuje ludzką twarz, niemniej, trzeba zaakceptować fakt, że formalności nigdy w pełni nie znikną. Są i być muszą ze względu na to, że ubiegasz się o fundusze publiczne, a oceny Twojego wniosku dokonuje urzędnik. Znaczący stopień sformalizowania procesu oceny aplikacji, sprawia, że trwa on długo, nawet do kilku miesięcy.

Ryzykujesz czas, swój i współpracowników, ponadto czekają Cię wydatki związane z profesjonalnym doradztwem. Dobrze byłoby nie zainwestować tego czasu i pieniędzy na marne. Dlatego polecam planowanie projektów inwestycyjnych i badawczych z 2 –3 letnim wyprzedzeniem. Korzystnie jest też przygotować budżet projektu na nie mniej niż 2 mln PLN.

O ile, oczywiście, nie bierzesz pod uwagę jakiegoś prostszego i mniej czasochłonnego projektu, takiego jak np. fundusze pocoviodowe (KPO).

Nawiasem mówiąc, KPO ruszyło, ale bardzo bardzo zachowawczo. Od czasu do czasu na horyzoncie pojawi się jakiś konkurs. Jest szansa, że wyniki wyborów coś w tej kwestii zmienią. Jeśli tak, to fundusze w ramach KPO będą musiały zostać rozdzielone do końca 2026 roku, a to oznacza błyskawiczną ocenę wniosków i konieczność szybkiego wydatkowania dotacji i rozliczenia projektów.

Siła w różnorodności kompetencji

 Wszelkie zagadnienia związane z dotacjami, to faktycznie formalności bez liku. Stopień biurokracji potrafi skutecznie zniechęcić niejednego przedsiębiorcę. Zwłaszcza, że my, przedsiębiorcy, po prostu nie lubimy wypełniać rubryczek? Tak pokazują badania naukowe. Raczej takie cechy jak wytrwałość, relacyjność, skłonność do ryzyka czy wysoka potrzeba osiągnięć jest nam znacznie bliższa niż perfekcyjne wypełnianie tabelek.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wnioskach, programach, dotacjach i o tym, jak przebrnąć przez całą tę biurokrację, odezwij się. Podzielimy się z Tobą naszą wiedzą i doświadczeniem?