Czyli optymalizacja projektu – zmiany parametrów wydatków
W dzisiejszym newsletterze chcę skupić się na bardzo istotnym aspekcie – parametrach poszczególnych wydatków. Ustalenie minimalnych parametrów wydatku wiąże się często z obawami klienta, dotyczącymi ewentualnych zmian w trakcie realizacji projektu. Co, jeśli potrzeby fatycznie się zmienią? Czy rzeczywiście jest się czego obawiać? O tym właśnie poniżej.
Dlaczego podanie parametrów urządzeń czy usług jest istotne?
Podczas tworzenia wniosku unijnego każda pozycja budżetowa musi być starannie opisana i uzasadniona. Ma być zgodna z celem projektu. Należy wyszczególnić parametry urządzenia. Dzięki temu ekspert, sprawdzający projekt, może ocenić, sensowność wydatku i jego zgodność z założeniami projektu.
Warto pamiętać, że każda zmiana parametru wymaga aktualizacji fragmentów wniosku o dofinansowanie.
Zmiana parametrów wiąże się z potrzebą wygospodarowania sporej ilości czasu
Aktualizacja parametrów wymaga czasu. Konieczne jest złożenie w urzędzie pisemnego wniosku o zgodę na zmianę. Nasze doświadczenie z końcówki minionego roku wskazuje na to, że trzeba liczyć się z minimum trzydziestodniowym oczekiwaniem.
Jeden z naszych klientów, w czasie realizacji swojego projektu, zdecydował się na dość znaczącą zmianę. Postanowił zamienić robota przemysłowego, jakim był manipulator, na polewarkę szczotkową. Opisaliśmy parametry polewarki i wykazaliśmy celowość związanego z nią wydatku. W ramach tej zmiany niezbędne było podpisanie aneksu do umowy dotacyjnej (w przypadku zmiany ograniczającej się wyłącznie do parametrów, należy jedynie zaktualizować wniosek o dofinansowanie).
Klient czekał na akceptację ze strony BGK swojej prośby o zmianę parametrów około miesiąca. Bywa, że czeka się dłużej, zwykle jednak nie dłużej niż dwa miesiące.
Wniosek, jaki z tego płynie, to fakt, że warto dać sobie zapas czasu na zabieg, jakim jest dokonanie zmian w parametrach. Nie zostawiajmy tego na ostatnią chwilę. Zmieniające się na rynku oferty można monitorować na bieżąco, a decyzję o potrzebie zmian przemyśleć wcześniej. Tworzymy w ten sposób bufor czasowy nie tylko dla siebie, ale i dla urzędnika, który ma potem ewentualne zmiany zaakceptować.
Zmiana parametrów kiedyś, a dziś
Na przestrzeni lat zaobserwowaliśmy ewolucję podejścia urzędników do zmian w projektach. Od 2006 roku otwartość urzędników na wszelkie modyfikacje w projektach była niewielka. Beneficjenci czuli zaś, że fakt otrzymania dotacji jest już tak wielkim szczęściem, że lepiej po prostu zadowolić się tym, co się dostało i nie ryzykować już żadnych kombinacji.
Obecnie urzędnicy prezentują bardziej liberalne podejście do tego zagadnienia. Przedsiębiorcy i firmy doradcze nauczyły się wprowadzać zmiany w projektach, a aktualna perspektywa otwiera drzwi dla modyfikacji. Nawet dla zwiększenia kwoty dofinansowania… choć podobne przypadki są jeszcze taką rzadkością, że funkcjonują raczej na zasadzie anegdot czy bajek – A słyszałeś, że NFOS zwiększył kwotę dofinansowania firmie XYZ…? Owszem, taka sytuacja miała miejsce, ale na ten moment proponuję traktować ją właśnie jako sympatyczną anegdotkę 😉
A co, kiedy część planowanych w projekcie wydatków nie zostanie zrealizowanych?
Przytoczę aktualny przypadek jednego z naszych klientów. Przedsiębiorca otrzymał dofinansowanie na budowę laboratorium. Nie zrealizował połowy wydatków z projektu przed końcem 2023 roku, kiedy to musiały się zakończyć wszystkie projekty. I co teraz?
Wydaje się, na szczęście, że wyjdzie z tego obronną ręką 🙂 Jakim cudem?
Warto podkreślić, że w tego typu sytuacjach kluczowe jest zachowanie celu projektu. To absolutny must have. Z resztą można pomanewrować. Sprzęty, których klient nie zdążył kupić, można zakupić jako koszty niekwalifikowane, a część z nich wykazać jako już będące na stanie. Klient zrealizuje także agendę badawczą.
Ostatecznie, myślę, że elastyczność w zmianie parametrów przyczyni się w tym przypadku do sukcesu projektu.
Podsumowanie
Reasumując, nie bójmy się zmian w parametrach wydatków. Rynkowe trendy i nowości technologiczne sprawiają, że takie ponowne dostosowania są naturalnym elementem projektów. Pamiętajmy o wcześniejszym sprawdzeniu rynkowych ofert i przemyślanym podejściu do ewentualnych zmian, co da nam zapas czasu, a może także przyspieszy proces ich akceptacji.
Na dzisiaj to tyle. Dziękuję Ci już za uwagę, a gdybyś miał pytania – jak zawsze – pozostajemy do Twojej dyspozycji 🙂
