Ten etap projektu zamknięty? A może nawet już zrealizowałeś całość swojego projektu? Wniosek o płatność złożony, a teraz pozostaje Ci tylko czekać…  
Dlaczego proces wypłaty dotacji trwa tak długo? Czy istnieją sposoby jego przyspieszenia? 

Opowiem Ci dzisiaj trochę o czasie oczekiwania na wypłatę dotacji. To temat, który zapewne interesuje wszystkich nas, przedsiębiorców. Zdradzę Ci dzisiaj sposób, by proces ten zoptymalizować i możliwie skrócić czas jego trwania.  

A jak to zazwyczaj wygląda? Jak przebiega proces oczekiwania na wypłatę dotacji i ile właściwie trwa? 

Przeciętny czas oczekiwania  

Zazwyczaj proces przebiega następująco: 

• Składasz wniosek o płatność w urzędzie. 

• Odbierasz wezwanie do uzupełnienia wniosku (zwykle po około 3 tygodniach). 

• Uzupełniasz wniosek według wytycznych, a urząd dokonuje jego weryfikacji (ten etap to również około 3 tygodni). 

• Złożony i uzupełniony wniosek zostaje podpisany przez kierownika, a leżące po stronie urzędu konieczne formalności zostają załatwione (zwykle w ciągu tygodnia). 

• Oczekujesz na wypłatę z ministerstwa po akceptacji wniosku (przeważnie około 10 dni). 

Jak widzisz, cała procedura wypłaty transzy dotacji mieści się w około dwóch miesiącach.   

  
OK, wiesz już, jak długo czeka się na pieniądze w standardowo przebiegającym procesie. Czy jest coś, co możesz zrobić, żeby go przyspieszyć?   

Tak. 
Wprawdzie nie masz większego wpływu na pracę urzędu, możesz jednak starać się być w stałym kontakcie i monitorować postępy prac u opiekuna projektu. Czasem, pechowo, akurat Twój wniosek ląduje na samym dole niekończącego się stosu dokumentów czekających na weryfikację… Urzędnicy rozpatrują wnioski kolejno, według daty ich złożenia. Niewiele da się tu więc zdziałać. Kiedy jednak otrzymasz wezwanie do uzupełnienia, nie zwlekaj, dokonaj poprawek i odeślij wniosek możliwie szybko.   
Naturalnie, w idealnej sytuacji wniosek nie wymaga poprawek i uzupełnień, co pozwala oszczędzić sporo czasu. Jak wiadomo, to nie takie proste 😉 Postaram się jednak dzisiaj trochę Ci ten wątek przybliżyć, ale najpierw kilka opowieści z życia wziętych… 

Historie prawdziwe 

Mogę sie rozpisywać o standardach i przeciętnym czasie oczekiwania, ale czasem wszystko toczy się swoim własnym, zupełnie nieprzewidywalnym, tempem.   

• Pierwsza transza po brexicie po 2,5 miesiąca? Cóż, bywa i tak… 

Ta historia przydarzyła się naszemu nowemu klientowi, który złożył wniosek o płatność w ramach programu wsparcia po brexicie. Nie sądzę, żeby mógł on się wówczas spodziewać, że sytuacja będzie wymagała od niego żelaznej cierpliwości. A tak też było. Nasz klient zmuszony był czekać na wypłatę pierwszej transzy dotacji aż 2,5 miesiąca. 
Przyczyna   

Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna, administrująca tym programem, zaakceptowała wniosek, no i SUPER. Jednak, z nieznanego nam powodu, na tym etapie proces utknął. W rezultacie nie poszła w ślad za tym wypłata środków.  

 
Natomiast kolejna transza tego klienta została wypłacona znacznie szybciej. 

Przyczyna 

Tym razem ministerstwo nadzorowało działania operatora, monitorując terminy. Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna, dążąc do terminowego rozliczenia się z ministerstwem (ostateczny termin wyznaczono na 8.12.2023 roku), sama ponaglała klienta. W efekcie, klient otrzymał drugą transzę środków już po tygodniu. 

Statystyczną średnią są dwa miesiące, natomiast to tylko statystyka, a pojedyncze przypadki wychodzą poza średnią.  

• 20 mln = pół roku 

Pewien nasz klient z projektem na około 20 mln PLN, zdecydował się złożyć tylko jeden wniosek – wniosek o płatność ostateczną. Taka decyzja wynikała z napiętego harmonogramu realizacji projektu. Nasz klient oczekiwał na wypłatę aż przez 6 miesięcy. 

Przyczyna   

Procedura związana z wnioskiem o płatność ostateczną jest skomplikowana ze względu na dużą ilość dokumentów złożonych jednocześnie. Kolejnym zdarzeniem, które wydłużyło wypłatę dotacji była kontrola projektu. Po kontroli klient został wezwany do udzielenia wyjaśnień, a urząd musiał jeszcze przygotować raport pokontrolny. Cały ten proces trwał dokładnie sześć miesięcy. 

• Bardzo zajęta urzędniczka 

Inny nasz klient, notabene spółka notowana na giełdzie, złożył wniosek o płatność końcową i czekał na wypłatę również aż sześć miesięcy. 

Przyczyna    

Niejasne i nieznane nam okoliczności sprawiły, że opiekunka projektu z ramienia urzędu, nie mogła wcześniej poświęcić dostatecznej ilości czasu i uwagi tej konkretnej sprawie… Szukałbym przyczyny po prostu w prokrastynacji, ale to tylko gdybanie J 

• Zaliczka po 5 miesiącach  

Wypłata zaliczki dotacji to zazwyczaj sprawa szybka. Klient otrzymuje przelew z zaliczką maksymalnie po 10 dniach od złożenia wniosku. Jednak pewna firma z województwa małopolskiego musiała czekać na wypłatę zaliczki aż 5 miesięcy. 

Przyczyna  

Wspomniana firma złożyła dwa wnioski, jeden po drugim. Wniosek o zaliczkę poprzedził wniosek o wypłatę pierwszej transzy.   
Myślę, że wart zapamiętania jest schemat działania urzędu. Zanim urzędnicy nie rozpatrzą i nie rozliczą pierwszego wniosku danej firmy, nie masz co liczyć na rozpatrzenie drugiego…  

• Koniec projektów – grudzień 2023  

Zamykając projekt pod koniec perspektywy 2014 – 2020, należało się spodziewać dłuższego czasu oczekiwania na wypłatę środków.  

Przyczyna   

Urzędy były zapełnione wnioskami o płatność, bo wszystkie projektu musiały się zakończyć w grudniu 2023. Czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosków znacznie się wydłużył. 

Jak można przyspieszyć procedurę wypłaty środków? 

Istnieje jedna sprawdzona i zawsze trafiona metoda, o której już wcześniej wspominałem.  
Im mniej uwag do Twojego wniosku, tym bardziej bezproblemowa i szybsza procedura 🙂 Solidne przygotowanie dokumentacji, którą dołączamy do wniosku o płatność, może przyspieszyć proces wypłaty środków. Podczas rozliczania wniosków o płatność, istotne jest dostarczenie pełnej dokumentacji, obejmującej: 

• dokumenty księgowe, takie jak: przyjęcie środka trwałego do użytkowania (OT), ewidencja środków trwałych, opisane faktury oraz wyodrębniona ewidencja księgowa  

• potwierdzenia przelewów   

• umowy   

• protokoły odbioru   

• komplet dokumentów związanych z postępowaniem ofertowym, włączywszy: oferty, potwierdzenia wpływu, szacowania ceny, protokół wyboru.   

Na szczęście nie jest tak, że jesteś całkowicie zdany na los czy humory urzędnika. Wkład i zaangażowanie oraz nawiązanie dobrej relacji z opiekunem – pomogą.  

Daj nam znać, jeśli istnieje jakakolwiek kwestia, dotycząca dotacji unijnych, która Cię intryguje czy nurtuje. Może chciałbyś ją zgłębić i myślisz, że moglibyśmy poruszyć ją w jednym z naszych kolejnych newsletterów.  
Jak już pisałem, chętnie podzielimy się z Tobą naszym doświadczeniem 🙂