Czyli o tym, za co płacisz, kiedy można zaoszczędzić i dlaczego czasem warto zapłacić więcej.

Opowiem Ci dzisiaj co nieco o cenach, kosztach i możliwych oszczędnościach w aspekcie współpracy z firmami doradczymi. Nie ma co się oszukiwać – cena stanowi istotne kryterium wyboru. Tak w przypadku wyboru firmy doradczej, jak i w kwestii innych decyzji biznesowych. Rozumiem, dlaczego niektórzy nasi potencjalni klienci, po konsultacji, decydują się na usługę konkurencji. Rozumiem też, dlaczego czasami wracają i jednak stają się naszymi klientami?

Rok 2014. Pewna drukarnia ze Śląska szuka firmy doradczej. Trafia do nas z polecenia od dystrybutora niemieckich maszyn na Polskę. Nie decyduje się jednak na współpracę z nami. Ze względu na cenę wybiera konkurencję. Mija rok. Drukarnia do nas wraca. Wniosek napisany przez konkurencję nie otrzymał dotacji, drukarnia zmarnowała kilkanaście miesięcy i zyskała przeświadczenie, że dobrej jakości wniosek musi kosztować. 

 To prawda. Firma, tracąc kilka miesięcy na przygotowanie i ocenę wniosku, a potem nie dostając dotacji, ryzykuje wolniejszy rozwój. A kolejny konkurs, w którym można startować z aplikacją, dotyczącą tego samego projektu, za rok… Przez rok można trochę pójść do przodu.

 Za co właściwie płacisz?

Odpowiedzialna firma doradcza nie przedstawi oferty, do momentu, aż projekt nie zostanie pozytywnie zweryfikowany przez eksperta. Weryfikacja projektu potencjalnego klienta i wspólna dogłębna analiza to pierwszy powód, dla którego usługi doradcze kosztują. Każdy projekt przechodzi tę drogę, a to zajmuje czas. Uwierz – nie chciałbyś, żeby jakaś firma doradcza na tym oszczędzała. Pozwala to uniknąć sytuacji, gdy kilkanaście miesięcy pracy pójdzie na marne, a także wynieść cenną lekcję na przyszłość.  Ten etap to koszt kilku godzin pracy i zaangażowania.

Gdy już wybierzesz odpowiedniego partnera, kolejne godziny to spotkanie organizacyjne tzn. kickoff. Podczas takiego spotkania dowiesz się, czego możesz się spodziewać w najbliższym czasie, jakie problemy mogą się pojawić, jaki jest plan działania i harmonogram prac.

Cykliczne spotkania, monitorujące postęp prac to kolejne, niezliczone godziny, podczas których omawiana jest bieżąca sytuacja.      

Sama praca nad projektem to ściąganie danych, planowanie, poszukiwania optymalnych rozwiązań, czy weryfikacja danych, pogłębianie oraz szacowanie ryzyka np. czy warto przedstawić moduł CRM jako koszt kwalifikowalny czy nie. Czy to wzmocni projekt, czy osłabi.   
U nas praca tylko jednego członka naszego zespołu nad Twoim projektem to średnio 100 godzin. Tak, sto!
Do tego praca eksperta w roli managera, pomagającego stawiać czoła trudnościom i planować cały projekt, sprawdzanie projektu i nanoszenie poprawek – kolejne kilkadziesiąt godzin. Przygotowanie prognozy finansowej zlecamy ekspertom w dziedzinie analityki finansowej – to koszt zewnętrzny. Przygotowanie do wystąpienia przed komisją, to następne kilkadziesiąt godzin pracy.

Nie muszę już chyba tłumaczyć mechanizmu, według którego za ceną idzie jakość i odwrotnie.

Kiedy da się oszczędzić?

Myślę, że zaoszczędzić na współpracy z firmą doradczą można w trzech przypadkach.

Pierwszym jest sytuacja, w której projekt jest prosty, a wniosek jest łatwy do napisania. Można wówczas starać się o dotację samodzielnie.
Podobnie, gdy składa się wniosek o dofinansowanie na bardziej niszowe projekty, jak np. wyposażenie działu badawczego w przedsiębiorstwie. Takich wniosków składanych jest stosunkowo niewiele. Jeśli alokacja jest wyższa niż suma potencjalnych dotacji na projekty ze złożonych wniosków, łatwiej o to, by Twój wniosek otrzymał dotację. O ile na etapie przygotowywania wniosku nie zostaną popełnione kardynalne błędy, można pozwolić sobie na tańsze usługi doradcze.

Także w przypadku, gdy projekt nie jest priorytetem, a inwestycja może poczekać, można sobie pozwolić na metodę prób i błędów, i przetestowanie taniej firmy doradczej. A nuż trafi się odpowiedni partner, z powodzeniem zrealizujecie projekt i realnie zaoszczędzisz.

Dlaczego czasem warto zapłacić więcej?

• Bo składasz wniosek i dostaniesz dotację albo jej nie dostaniesz. To zero-jedynkowe, nie będzie sytuacji, że dostaniesz pół dotacji J Żeby ją więc otrzymać, potrzebujesz kompetentnych ludzi, a kompetencje i odpowiednia ilość godzin kosztuje.
• Potrzebujesz uczciwego partnera – który Ci powie, jakie są szanse. To też trochę kosztuje, a w dużej mierze zależy od wartości w firmie.
• Wywiązywanie się ze zobowiązań, niezależnie od okoliczności zewnętrznych – odpowiednio liczna kadra gwarantuje zastępowalność np. podczas choroby.
• Poprawne, bezpieczne dla Ciebie napisanie projektu – zapewni jego łatwiejszą realizację. W 2017 r. trafił do nas klient z przyznaną dotacją. Poprosił o pomoc w rozliczeniu projektu, bo nie ma kontaktu z firmą, która napisała wniosek. Niby wszystko ok, ale okazało się, że wskaźnik eksportu był źle zdefiniowany. Wskaźników się nie zmienia, ale jakoś się w tym przypadku udało.
• Rozliczenie dotacji – to generuje największe zagrożenia finansowe dla Twojej firmy. Wystarczy, że organizując przetarg, dasz za krótki czas na zgłaszanie się i część dotacji zostanie obcięta.
• I wreszcie czuwający nad wszystkim manager oraz powtarzalny, spisany proces.

To aspekty, zapewniające jakość usług i zwiększające szanse na powodzenie przedsięwzięcia. Czy warto za nie dopłacić – to już pytanie do Ciebie.

Zastanawiasz się jak moglibyśmy pomóc Twojej firmie? Chcesz dowiedzieć się więcej? Poznać nasz sposób działania? Podjąć współpracę w zakresie pozyskiwania dotacji unijnych?

Pisz lub dzwoń śmiało! Chętnie opowiemy Ci więcej.