Odkryj tajniki składania poprawnych ofert
Tym razem chciałbym podzielić się z Tobą niezwykle istotnymi wskazówkami odnośnie do składania ofert w bazie konkurencyjności. Na podstawie obserwacji i zebranych przez nas informacji o najczęstszych bolączkach oferentów przygotowaliśmy mini przewodnik. Dzisiejszy newsletter krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces. Pomoże uniknąć błędów i złożyć ofertę zgodną przede wszystkim z wymogami formalnymi.
Gotowi, by zgłębić tajniki składania poprawnych ofert w Bazie Konkurencyjności?
Jak wygląda składanie oferty poprzez Bazę Konkurencyjności
- Krok 1. Stworzenie konta na platformie
Pierwszym krokiem, jaki musimy wykonać w procesie składania ofert będzie zarejestrowanie konta na portalu Baza Konkurencyjności (funduszeeuropejskie.gov.pl). To krok, którego nie da się pominąć, jeśli chcesz wygrać atrakcyjny dla Twojej firmy przetarg. W nowej perspektywie oferty powyżej pewnego pułapu cenowego można składać już tylko poprzez Bazę Konkurencyjności. Warto więc mieć na tym portalu konto.
- Krok 2. Wybór właściwego zapytania
Kiedy masz już konto w bazie, możesz przystąpić do przeglądania zapytań ofertowych. Wybierz te, które są zgodne z profilem Twojej działalności.
- Krok 3. Szczegółowe zapoznanie się z wymaganiami i wykluczeniami
Wybrałeś interesujące Cię ogłoszenie? Świetnie! Zanim jednak zdecydujesz się złożyć swoją ofertę, zapoznaj się dokładnie z jego treścią. Przeanalizuj opis przedmiotu zamówienia, warunki i wykluczenia, zawarte w wybranym przez Ciebie ogłoszeniu. Upewnij się, że je spełniasz. Nie pozwól, by Twoja oferta została odrzucona przez jakiś drobiazg, przeoczony na etapie zapoznawania się z zapytaniem.
- Krok 4. Wypełnienie formularza i zgromadzenie załączników
Jeśli masz pewność, że spełniasz wszystkie kryteria, czas wypełnić formularz ofertowy i przygotować wszystkie niezbędne załączniki. To kluczowy element procesu składania oferty i właśnie w tym momencie oferentów nachodzi najwięcej wątpliwości, rodzących potem komplikacje i problemy. Wszyscy wiemy, jak to jest z wypełnianiem formularzy… Dlatego warto zachować najwyższą uważność i dopytać w razie jakichkolwiek wątpliwości. Pamiętaj, że nawet drobne braki lub nieścisłości mogą skutkować odrzuceniem Twojej oferty. Warto też, żebyś wiedział, że załączniki nie są sprawdzane pod kątem jakościowym, a jedynie zero-jedynkowo, zatem – jest albo nie ma wymaganego załącznika.
- Krok 5. Składanie oferty przez Bazę Konkurencyjności
Ofertę należy złożyć poprzez platformę Baza Konkurencyjności w sekcji „Utwórz ofertę”. Powtórzę, bo to ważne, w nowej perspektywie oferty nie są już przyjmowane drogą mailową ani pocztową.
Z życia wzięte
Pracując z klientami, zauważyliśmy kilka powtarzających się błędów, popełnianych przez oferentów. Przedstawię Ci je dzisiaj, abyś sam mógł ich uniknąć. Omówię kilka budzących wątpliwości i sprawiających trudności sytuacji, mogących wystąpić w procesie składania ofert. Zaproponuję też sposoby radzenia sobie z nimi.
- Przeoczyłem, nie doczytałem…
Najczęstsze błędy, które mieliśmy okazję zaobserwować wiążą się z niedokładnym przeczytaniem zapytania ofertowego i różnego rodzaju przeoczeniami. W związku z tym, wypełniając formularz, oferent potrafi podać informacje, działające na jego niekorzyść. Mogą to być dane, które nie stanowią odpowiedzi na zadane pytanie, informacje niezgodne ze stanem faktycznym czy niemieszczące się w podanych zakresach.
Przykładem z życia niech będzie zmienianie terminów przez oferenta. W formularzu zawsze należy wskazać maksymalny termin realizacji usługi czy dostawy. Nie raz zdarzyło się, że oferent, mając wskazany w formularzu termin, podawał inny, pasujący mu, jednak wykraczający poza wskazane maksimum. I tak np. maszyna miała zostać dostarczona do 15.12.2023 roku, tymczasem składający ofertę wpisał w formularzu datę: 15.01.2024 roku. Oczywiście taka oferta nie ma najmniejszych szans i zostaje z góry odrzucona.
Inna historia, oparta na „nie doczytałem”, to sytuacja, w której pewna firma zdecydowała się złożyć ofertę, z pominięciem formularza i, nie spełniając wymagań. Na zasadzie „a może tym razem się uda…”. Nie, nie udało się. Czterokrotnie.
Środkiem zaradczym będzie tu szczegółowa analiza zapytania ofertowego i upewnienie się, że wypełniając formularz, podaje się właściwe informacje.
- Mnie wymogi nie dotyczą…
Bardzo częste są również zmiany w parametrach. Oferenci wpisują w formularzu ofertowym parametry, niespełniające wymagań zadanych w zapytaniu. Jeśli chcesz wygrać, trzymaj się minimalnych wymagań określonych w zapytaniu ofertowym. W przeciwnym razie oferta zostanie odrzucona. Np., jeśli zapotrzebowanie jest na urządzenie, mające 4 stemple, a Ty złożysz ofertę urządzenia, które ma tylko 2, to co wtedy? J Zamawiający musi taką ofertę odrzucić, inaczej sam dostanie karę.
Zdarzyło się nam, że oferent w formularzu ofertowym w miejscu, w którym należy poświadczyć spełnianie określonych wymogów, dopisał „NIE”, tworząc absurdalne stwierdzenie: „NIE Oświadczam, że spełniam poniższe wymagania…”. Jak widać tak tez można J
Podobny przypadek – inny przedsiębiorca bardzo uczciwie oświadczył, że ma zaległości w Urzędzie Skarbowym i złożył ofertę, podczas gdy jednym z kryteriów jest oświadczenie o niezaleganiu… Mimo całej swojej uczciwości ten oferent nie miał, oczywiście, w dalszym procesie szans.
Jak można zaradzić odrzuceniu oferty na podobnych podstawach? Hmm… No cóż, trzeba zaakceptować fakt, że to nie my tu stawiamy warunki. Przyjąć wymagania zamawiającego do wiadomości, zapoznać się z wykluczeniami i upewnić, że spełniamy wymogi. UWAGA, to ważne – wszelkie zmiany względem formularza powodują odrzucenie oferty. To tak proste, a jednak zdarza się, że sprawia tyle trudności 😉
- Nie rozumiem, czego właściwie ode mnie chcecie?
Wątpliwości budzą również sytuacje, w których należy zmieścić się ze swoją ofertą w określonym zakresie. Wyobraźmy sobie na przykład taką sytuację: ogłoszeniodawca prosi o zgłoszenia od oferentów, mogących dostarczyć sprzęt, którego parametry mają mieścić się w określonych widełkach. Widełki oznaczają zawsze jakąś rozpiętość liczbową. Czy w przypadku, gdy jest to np. 100 – 150 cm szerokości powierzchni roboczej stołu, bliżej wygranej będzie firma, oferująca 110 czy 140 cm?
Niejednoznaczne mogą być również sytuacje, w których należy potwierdzić czystą kartę w stosunkach z urzędami, składając oświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu ZUS czy w US. Jeśli bowiem przedsiębiorca ma zaległości, ale ma również podpisane porozumienie z urzędem, to może złożyć wspomniane oświadczenie i ma prawo brać udział w postępowaniu przetargowym, czy nie?
W trakcie składania oferty mogą pojawić się różnego rodzaju wątpliwości i pytania. Tam, gdzie wątpliwości mają charakter interpretacyjny. Nie obawiaj się dopytywać. W końcu jest to formalna procedura, a zamawiający ma obowiązek udzielić odpowiedzi.
Gdzie jeszcze pojawia się chochlik?
Przedstawiłem już sporo materiału do przemyślenia. Podzielę się z Tobą jednak jeszcze kilkoma momentami, w których regularnie pojawiają się błędy, dyskwalifikujące oferty.
Bardzo ważne jest, by oferta w dokumencie rejestrowym została podpisana przez osobę do tego upoważnioną.
Zdarza się, że ofertę, składaną w wersji elektronicznej, podpisano podpisem niekwalifikowanym. To również powód do jej odrzucenia. Jak i brak podpisu w ogóle.
Mieliśmy taki przypadek, że przedsiębiorca dwukrotnie złożył identyczną ofertę. Raz w formie PDFów, za drugim razem, twierdząc, że podpisał ją elektronicznie. Okazało się, że e-podpisu nie było, był sam PDF, jak za pierwszym razem. Złożenie podwójnie oferty, z automatu, ją dyskwalifikuje.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Oferent ma zawsze do zdobycia łącznie 100% punktów. Cena, wg. PZP (Prawo zamówień publicznych), czego my się sztywno trzymamy, stanowi minimum 40% punktów. Inne często przez nas oceniane kryteria to: gwarancja, termin dostawy oraz ocena konkretnego parametru np. szerokość stołu roboczego. Jak już znasz parametry, zrób prostego XLSa, żeby sprawdzić, które kryteria opłaca Ci się podwyższać. Cena nie zawsze daje wygraną.
I to by było dzisiaj na tyle 🙂 Jeśli zdarza Ci się startować w przetargach, a może po prostu interesuje Cię to zagadnienie, chcesz dowiedzieć się więcej lub potrzebujesz pomocy w przygotowaniu oferty, odezwij się do nas.
Zapraszam do kontaktu z naszym zespołem, jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące procesu składania ofert w Bazie Konkurencyjności.
Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci złożyć zgodną pod względem formalnym ofertę 🙂
