Czyli jak wybrać odpowiedniego dostawcę
Jak wiadomo decyzje zakupowe nie należą do łatwych. Sam często obawiam się, że nie wybiorę rzetelnego wykonawcy, nie dogadam się z nim, a najgorzej jak przepłacę. Tym trudniejsze decyzje, im poważniejszy zakup. W przypadku projektów unijnych poprzeczkę podnosi dodatkowo fakt, że projekty rządzą się własnymi prawami.
Chciałbym podzielić się z Tobą dzisiaj tym, jakie metody wypracowaliśmy, by móc podejmować najlepsze decyzje, co do wyboru dostawców. Pomagają one zminimalizować ryzyko związane ze wspomnianymi wyżej obawami.
Na początek Excel
Może spodziewasz się ekscytujących metod i kosmicznych narzędzi, rozczaruję Cię. Wiemy już, że najlepiej sprawdza się tu po prostu metodyczne działanie. Tabelki, tabelki i jeszcze raz tabelki.
Zanim dojdzie do spotkania z dostawcami, sporządzamy tabelę z kilkoma kryteriami, które później oceniamy. Im kryterium jest dla nas bardziej istotne, tym więcej punktów mu przyznajemy, np. ilość pozytywnych opinii o firmie – oceniamy punktowo
Mamy także pole opisowe na ogólne wrażenia i to, co nam podpowiada intuicja. Notujemy tam także ważne informacje, pochodzące od wykonawców.
Jednym z naszych stałych kryteriów jest tzw. „chemia”, czyli dobra komunikacja z wykonawcą. To kryterium bardzo ułatwia współpracę, ale oceniane je tak samo jak wszystkie pozostałe.
W czasie spotkań przyznajemy punkty, potem je sumujemy. Wybór to czysta matematyka, dzięki czemu staje się prostszy. W matematyce nie ma miejsca na emocje i czasem „chemia” przegrywa z ceną.
Można sobie wyobrazić, że proces rekrutacji może być prowadzony w podobny sposób – wrócę do tego za kilka chwil.
Kontrakt to mus!
Kolejnym krokiem jest podpisanie kontraktu. Nawet, jeśli znasz wykonawcę lub ktoś robi na Tobie niezwykle dobre wrażenie, trzeba zabezpieczyć się umową – będziesz spać spokojniej. Jak mawiają mądrzejsi ode mnie, umowy nie pisze się na dobre czasy.
Ogłoszenie publiczne
Przejdźmy do wyboru wykonawcy w zamówieniach publicznych. Transparentność jest tu kluczowa. Każdy potencjalny dostawca może przeczytać Twoje ogłoszenie i odpowiedzieć ofertą.
Procedura jest podobna jak wcześniej:
- Kryteria
- Spotkania
- Ocena
- Przygotowanie zapisów w kontrakcie
Dodatkowe kroki to:
5. Przygotowanie kryteriów wyboru
- Publikacja ogłoszenia w bazie konkurencyjności
- Ogłoszenie wyników
A co, jeśli zgłosi się nieuczciwy wykonawca?
Jeśli zgłosi się nieuczciwy wykonawca, który, żeby wygrać, np. zawyży parametry, można zastosować kilka rozwiązań:
- Kary umowne za przekroczenie terminu dostawy
To dobre zabezpieczenie w przypadku współpracy z nierzetelnym dostawcą.
- Odpowiednie zapisy w ogłoszeniu
Możesz określić kryteria tak, by np. chińskie maszyny nie miały szansy ich spełnić. U nas w firmie mamy katalog potencjalnych kryteriów, które spisujemy od lat, dzięki czemu klienci dostają gotowe, sprawdzone narzędzie.
- Wadium
Zabezpieczenie, zapożyczone z Prawa Zamówień Publicznych. Ma ono na celu odstraszenie firm, które masowo wysyłają oferty.
- Data publikacji ogłoszenia
Czasem warto zamieścić je w nietypowym terminie, np. na święta.
- Wymogi formalne dla oferentów
Możesz zamieścić np. ankietę, weryfikującą doświadczenie i inne ważne dla Ciebie aspekty, nie łamiąc zasady, mówiącej o nieocenianiu doświadczenia oferenta.
- Załączniki do oferty
W zależności od potrzeb, możesz zażądać przeróżnych dokumentów np. udokumentowania realizacji projektów podobnych do Twojego zamówienia.
Może się zdziwisz, ale na szczęście nieuczciwych wykonawców nie jest tak wielu, jak mogłoby się wydawać.
W 2021 roku do pewnego naszego przetargu stanęła polska firma, której maszyna – jak odkryła Magda z naszego zespołu – nie spełniała wymogów, co do parametrów. Sprawdziliśmy to bezpośrednio u producenta z Chin. Poprosiliśmy oferenta, by złożył w ciągu trzech dni oficjalne wyjaśnienia. Odpowiedzi od oferenta nigdy nie otrzymaliśmy.
Proces rekrutacji
Wracając jeszcze na moment do rekrutacji – tu także wybieramy kandydatów na podstawie punktacji w tabeli. Opracowaliśmy systemowe podejście do rekrutacji.
Zależnie od stanowiska dostajemy od kilkudziesięciu do kilkuset CV. Do ostatniego etapu przechodzi kilku kandydatów, z którymi spotykamy się online lub osobiście.
Trzy osoby z naszego zespołu oceniają każdego z kandydatów – oczywiście w tabeli 🙂 Kandydat, który zdobędzie najwięcej punktów, wzmocni nasz zespół.
Aha. Jest jeszcze jedno „ale”. Jeśli żaden z kandydatów nie osiągnie minimum 80% punktów, zaczynamy rekrutację od nowa.
Na szczęście taka sytuacja, jak do tej pory, jeszcze nie miała miejsca.
Nad naszym systemem punktowym pracowaliśmy 1,5 roku, jesteśmy z niego bardzo zadowoleni. Szczerze polecam takie obiektywne spojrzenie i zaufanie do liczb, które znacznie ułatwia sprawę trudnych wyborów 🙂
P.S. Jeśli chciałbyś u siebie wdrożyć taki system, to daj znać, może pomożemy go wdrożyć w Twojej firmie.
