W naszym zespole często napotykamy obawę klientów dotyczącą wyboru odpowiedniego dostawcy.

Decyzje zakupowe dla mnie osobiście są trudne.

Często obawiam się, że przepłacę, wybiorę nierzetelnego dostawcę, nie będę mógł się dogadać z wykonawcą, wybiorę słaby produkt. Oprócz typowych rozterek zakupowych to dorzućmy jeszcze projekt unijny, który narzuca dodatkowo swoje reguły gry.

Jak z tym wszystkim sobie poradzić?

Podzielę się z Tobą jak to u nas wygląda. Od jakiegoś czasu podchodzimy do wyboru dostawcy metodycznie. Przed rozpoczęciem spotkań z dostawcami wypisujemy sobie w tabelce kilka kryteriów, które później oceniamy. Im ważniejsze kryterium, tym ma więcej punktów.

Dodatkowo mamy pole opisowe na ogólne intuicyjne wrażenia, a w zasadzie to bardziej na informacje istotne, które pozyskujemy od wykonawców. Oni mają całą wiedzę.

Jednym ze stałych kryteriów jest komunikacja z wykonawcą przez niektórych nazywana potocznie „chemią”. Niektórzy mówią, że jak nie ma „chemii” to nie należy się interesować takim oferentem. Dla mnie jest to kryterium ważne, ułatwiające życie, ale oceniam je tak samo jak każde inne.

Jesteśmy po spotkaniach i mamy punkty. Co dalej? Suma punktów daje wynik?

W matematyce nie ma emocji, dzięki temu wybór staje się zupełnie prosty. Czasami „chemia” przegrywa z ceną.

Wyobraźcie sobie, że proces rekrutacji można prowadzić w ten sam sposób. Wrócę do tego kilka akapitów niżej.

Kolejny krok to kontrakt. Pomimo że się znamy, albo ktoś robi świetne wrażenie to zabezpiecz się, a będziesz spał spokojniej. Przecież umowy nie piszę się na dobre czasy?

Ogłoszenie publiczne

A teraz do meritum – wybór wykonawcy, a zamówienia publiczne. To jest najbardziej interesujące. Transparentność przy zamówieniach publicznych obowiązuje wszystkich. W dodatku wszyscy mogą przeczytać Twoje ogłoszenie i się zgłosić. Ale strach ma tylko duże oczy.

Sposób postępowania jest dokładnie taki sam jak powyżej.

1. Kryteria
2. Spotkania
3. Ocena
4. Przygotowanie zapisów w kontrakcie (niezbędne do dobrego ogłoszenia)

Do tego dochodzą kolejne kroki:

1. Przygotowanie kryteriów wyboru
2. Publikacja ogłoszenia w bazie konkurencyjności
3. Ogłoszenie wyników

A co zrobić, jeśli zgłosi się nieuczciwy wykonawca?

Chociażby taki, który zawyży parametry, naciągnie kryteria tak żeby wygrać. Jest wiele sposobów, podzielę się z kilkoma najważniejszymi:

1. kary umowne np. za przekroczenie terminu dostawy;
2. odpowiednie zapisy w ogłoszeniu, których np. chińskie maszyny nie spełnią; u nas to wygląda tak że mamy katalog potencjalnych kryteriów, które spisujemy od lat, dzięki temu często klienci dostają gotowe sprawdzone rozwiązania, a my nie musimy za każdym razem robić burzy mózgów;
3. wadium – zaciągnięte rozwiązanie z PZP, odstraszające firmy masowo wysyłające oferty;
4. data publikacji ogłoszenia – czasem pomaga zamieszczenie ogłoszenia np. na święta;
5. kwestie formalne, które musi spełnić oferent – nie można oceniać doświadczenia, ale można dać ankietę weryfikującą doświadczenie i inne aspekty;
6. załączniki do oferty – przeróżne, w zależności od potrzeb.

Generalnie takich oferentów, którzy szukają ogłoszeń bazie nie jest dużo. W 2021 r. mieliśmy taki przypadek, że zgłosiła się polska firma do przetargu, taka nie wiadomo skąd. Zadeklarowała, że spełnia parametr wysokości maszyny. Magda z naszego zespołu, sprawdziła model maszyny na ich stronie. Wysokość maszyny nie była podana w ich parametrach. Natomiast ta firma handlowała chińskimi maszynami. Napisaliśmy bezpośrednio do producenta w Chinach. Odpowiedź jednoznacznie wskazywała, że maszyna nie spełnia parametru. Napisaliśmy formalną prośbę do oferenta o złożenie wyjaśnień w przeciągu trzech dni.

I co? Odpowiedzi nie dostaliśmy do dziś. A przetarg wygrała kolejna firma. Taka historia?

Wracając do procesu rekrutacji. Tak, kandydatów wybieramy na podstawie sumy punktów w tabelce. Opracowaliśmy podejście systemowe do rekrutacji. W zależności od stanowiska mamy od kilkudziesięciu do kilkuset CV. Do ostatniego etapu dochodzi kilku kandydatów. Z tymi się spotykamy online lub face to face.

Trzy osoby z zespołu niezależnie oceniają każdego z kandydatów w tabelce. Kandydata, który zdobędzie najwięcej punktów bierzemy do zespołu. Natomiast gdyby nie zdobył minimum 85% punktów to byśmy go nie wzięli w ogóle i zaczęli proces rekrutacji na nowo. Na szczęście takiego przypadku jeszcze nie było?