Czyli przygody z rozliczaniem dotacji 

 
Myślę sobie, że nie wszystkiego trzeba doświadczać na własnej skórze, by się czegoś nauczyć. Może ten mały rozliczeniowy rollercoaster stanie się dla Ciebie przestrogą i wskazówką, żeby zwracać uwagę na szczegóły. Zwykle to właśnie w nich tkwi diabeł… 😉  

 
A mówią, że zmiany są dobre… 

Sezon urlopowy w pełni, ale u nas nie do końca ogórkowy… 

W lipcu Ola spokojnie złożyła wniosek o płatność. Spokojnie – do momentu, gdy się okazało, że PIT-4 za wynagrodzenia pracowników został źle policzony. To znaczy, pewnie księgowość pierwotnie rozliczyła go poprawnie, ale że było potem trochę zmian wynikających z uwzględnienia różnych form zatrudnienia czy korekt w kwotach i…  

Wdarł się chaos i coś się w przeliczeniach konkretnie wykrzaczyło… Taka drobnostka. Może się przecież zdarzyć każdemu.  

A jaki efekt? 

• Poprawka wniosku o płatność 

• Korekty dat w liście płac 

• Korekty w oświadczeniach 

• Aktualizacja plików z danymi 

• I jeszcze trochę biegania między systemami 

Udało się wszystko ogarnąć, ale… szkoda nerwów. A przecież to był tylko PIT. 

A teraz inna historia z serii „przygody z rozliczaniem dotacji”. 

 
Mała rzecz, duży problem 

Nasz inny, dobry, serdeczny, uczynny, ogarnięty klient kupił chłodziarkę za… 800 złotych. 

Niby nic. Ale to „nic” wstrzymało wypłatę dotacji na tydzień. 

Traf chciał, że akurat przyszła kontrola. 

 
Urzędnicy sprawdzili więc: 

• czy była odpowiednia procedura, 

• czy były odpowiednie oferty, 

• czy zakup nie łączy się przypadkiem z innym – i to właśnie z tym punktem im się zeszło… 

Czego doszukiwała się kontrola? Chodziło o to, czy zakupu chłodziarki nie powinno się połączyć z zakupem na przykład wtryskarki czy urządzeń pomiarowych. 

A jeśli tylko to możliwe, to… trzeba połączyć kwoty zamówień. Możesz wtedy wpaść na wyższy próg zamówienia, czyli wymagane jest inne postępowanie przetargowe. 

Dlaczego tak? 
 

Otóż, w 2015 roku wprowadzona została baza konkurencyjności – portal służący do organizowania i startowania w przetargach w projektach UE, ale… już w wytycznych do kwalifikowalności kosztów 2007-13 pojawiła się zasada sprawdzania łączenia wydatków po kodach CPV (kwalifikacja wydatków w UE). Z tym że przed 2015 rokiem była mniej sformalizowana – takie luźne początki. 

 
Te dwa kroki ograniczą ryzyko 
 

A co zrobić, żeby nie podzielić losu naszego klienta? 

 
Krok 1 

Sprawdź – tak na oko – czy jakieś wydatki mogą się łączyć. Jeśli jakieś urządzenia mogą zostać zakupione u tego samego dostawcy, to powinno uruchomić Twoją czujność. 

 
Krok 2  

Jeśli coś budzi wątpliwości, sprawdź po kodach CPV każde zamówienie. Jeżeli w różnych zamówieniach kod jest taki sam, to należy zsumować zamówienia i dopiero na tej podstawie wybrać odpowiednią procedurę. 

U nas w praktyce procedura wygląda tak, że od razu przypisujemy kody CPV do zamówień, żeby nie było pola na interpretację. Dzięki temu historia naszego klienta zakończyła się  pozytywnie, choć na refundację trzeba było poczekać tydzień dłużej. 

 
Lepiej zapobiegać niż naprawiać 

Czy da się w pełni uniknąć błędów? Pewnie, że nie.  

Da się jednak popełniać ich mniej  i mniej za nie płacić – także dosłownie! Nie raz wspominałem, że diabeł tkwi w szczegółach, a rozliczenia projektów nie wybaczają drobiazgów. Nawet 800 złotych może kosztować Cię więcej, niż Ci się wydaje. 

Lepiej dmuchać na zimne, sprawdzać kody CPV, zaglądać do PIT-ów i przeliczać je nawet kilkukrotnie, niż potem mierzyć się z poważnymi konsekwencjami drobnych niedociągnięć. Może więc czasem z pozoru wygląda na to, że „czepiamy się szczegółów”, ale… to właśnie te szczegóły pozwalają Ci potem spać spokojnie.