Rozpatrywanie wniosku, podpisywanie umowy, wypłata środków – dlaczego to tak długo trwa?  

Na pewno każde z nas zna te dziecięce narzekania, gdy maluch nie może się czegoś doczekać, albo bardziej ze Shreka „Dłuuugo jeszcze?” czy „iiiile jeszcze…?”. Podobnie mają prawo się czuć dorośli, starający się o dofinansowanie z funduszy unijnych 😉 

Nie będę słodził, przygotowanie wniosku o dotację unijną wiąże się z dużą ilością biurokracji. Zabiera też wiele czasu. Zastanawiasz się może, czy chociaż już po przyznaniu środków tempo przyspieszy? 
Chciałbym móc odpowiedzieć twierdząco, ale… 
 
Wspomnę tu pierwsze umowy dotacyjne w PARP z programu działanie 3.2.1 PO IR, zawierane w 2017 roku. Urząd był wówczas kompletnie nieprzygotowany. Podpisywanie umów zajęło od momentu ogłoszenia listy rankingowej aż 7 miesięcy. 

Teraz podpisywanie umowy dotacyjnej jest znacznie krótsze, ale cały proces trwa długo… Rozpatrywanie wniosków, podpisywanie umów, a nawet wypłata środków – to wszystko zajmuje miesiące. 

Ale dlaczego właściwie to wymaga tyle czasu?  

Jest wiele czynników wpływających na ten proces. Prace, które po prostu muszą zostać wykonane, zarówno po Twojej, jak i po stronie urzędu.  
A oto nieco więcej szczegółów: 

• Napisanie wniosku to około 2 miesiące. 

• Uzupełnienia formalne i merytoryczne, które często są wymagane przez urząd, trwają 3 do maksymalnie 4 miesięcy. 

• Panel ekspertów, niezbędny w niektórych programach, np. SMART, odbywa się na około 6 miesięcy od rozpoczęcia prac. 

• Lista rankingowa projektów pojawia się po około 7 – 8 miesiącach od rozpoczęcia prac nad wnioskiem. 

• Podpisanie umowy dotacyjnej i dopięcie związanych z tym formalności, takich jak zaświadczenia, harmonogramy płatności czy rzeczowo-finansowy, następuje się około 10 miesięcy od rozpoczęcia prac nad wnioskiem. 

• Pierwsza zaliczka dotacji jest wypłacana około 11 miesięcy od rozpoczęcia prac. 

• Kolejne zaliczki dotacji lub refundacja wypłacane są co kwartał. 

Proces realizacji projektu także wymaga sporo czasu. Po otrzymaniu decyzji o przyznaniu dotacji, może się wydawać, że najtrudniejsze już za Tobą. Jednakże musisz jeszcze podjąć decyzje dotyczące wyboru odpowiedniego wykonawcy, zbadać oferty i ceny, oraz załatwić wszelkie formalności, takie jak organizacja i przeprowadzenie przetargów. To wszystko wymaga czasu. Nawet drobne zmiany w projekcie, jak np. zmiana parametrów maszyny, pochłaniają dodatkowy czas, w tym przypadku około 2 miesięcy. 

Czy jest szansa na przyspieszenie całego tego procesu? 

Ponownie chciałbym móc odpowiedzieć twierdząco, ale wolę jednak być szczery. Nie, nie ma. Czas poświęcony na przygotowanie wniosku jest niezbędny i niewiele można zrobić, aby go skrócić. Jedyną opcją, która może przyspieszyć proces, jest aktywne monitorowanie postępu sprawy, gdy Twój wniosek już znajduje się w urzędzie. Warto zatem od samego początku budować dobre relacje z urzędnikami. Życzliwe podejście urzędnika, który Ci dobrze życzy, faktycznie może przyspieszyć proces. 

Czy czas trwania procedur jest taki sam dla każdego programu? 

Wiesz już, że od momentu rozpoczęcia prac nad wnioskiem do otrzymania pierwszej transzy dotacji, mija średnio około 11 miesięcy. Czas ten odnosi się do około 80% przypadków, głównie sytuacji, gdy wnioski są składane w ramach funduszy regionalnych i PARP. 

Jednakże istnieją programy, w ramach których cały ten proces może trwać krócej. Przykładowo, program 1.1.1 w NCBiR zakładał, że właściwa instytucja ma 2 miesiące na weryfikację wniosków. W praktyce trwało to 3 miesiące, co mimo wszystko było bardzo dobrym wynikiem. Podobnie było z projektami dotyczącymi wsparcia po brexicie, RE OPEN UK. W tych przypadkach terminy były napięte, co sprawiło, że urzędy działały znacznie sprawniej. 

Naszym absolutnym rekordem pod względem tempa był projekt w ramach wsparcia po brexicie. Wniosek w zakresie pomocy de minimis, pozwalającej uzyskać wsparcie do 200 tysięcy euro, został sporządzony i złożony w maju. Tymczasem już w październiku wszystkie projekty zostały zakończone. To aż trudne do wyobrażenia tempo, prawda? Wyobraź sobie, że mimo zawrotnego tempa, były opóźnienia wobec pierwotnych założeń. Projekty miały bowiem zostać zakończone do końca września… 😉 

Za to nasz najdłużej trwający projekt w ramach 2.1.PO i R, zakładający zbudowanie laboratorium badawczo-rozwojowego, rozpoczął się w 2017 roku i… zakończył się, bo musiał, w grudniu 2024r 😉 

Dlatego wielokrotnie podkreślam, jak istotne jest planowanie projektów inwestycyjnych i badawczych z wyprzedzeniem 2 – 3 lat 🙂 

Na dziś to tyle, a jeżeli chciałbyś poczytać o konkretnym zagadnieniu, związanym z dotacjami unijnymi, koniecznie daj znam znać. Chętnie rozłożymy je na czynniki pierwsze w jednym z kolejnych newsletterów 🙂