kończyłeś realizować etap projektu, a może całkowicie go już zakończyłeś, złożyłeś wniosek o płatność i… czekasz… Jak sprostać wyzwaniom i przyspieszyć proces?  

Czas oczekiwania na wypłatę dotacji to temat, który interesuje większość z nas, przedsiębiorców. Przybliżę Ci go dzisiaj nieco i podzielę się z Tobą sposobem, by ten proces zoptymalizować i przyspieszyć.  

Jak zwykle przebiega proces oczekiwania na płatność? Ile trwa? 

Standardowy czas oczekiwania  

Zazwyczaj sprawa biegnie takim trybem:  

• Składasz w systemie wniosek o płatność.  
• Otrzymujesz wezwanie do uzupełnienia wniosku. (ok. 3 tyg.)  
• Uzupełniasz wniosek, zgodnie z wytycznymi, a urząd go sprawdza. (ok. 3 tyg.)  
• Twój wniosek zostaje podpisany przez kierownika, załatwiane są także wszelkie formalności po stronie urzędu. (ok. 1 tydz.)  
• Oczekujesz na transzę wypłaty z ministerstwa, gdy Twój wniosek został zaakceptowany. (ok. 10 dni)   

Procedura wypłaty dotacji zamyka się zatem w około dwóch miesiącach.   

  
Co w takim klasycznym przykładzie możesz zrobić, żeby przyspieszyć proces?   
Na pracę urzędu nie bardzo masz wpływ, choć możesz starać się monitorować opiekuna projektu. Jeśli Twój wniosek wylądował na samym dole stosu dokumentów do sprawdzenia, to urzędnik zajmie się nim w ostatniej kolejności. Nie ma zmiłuj. Urzędnicy rozpatrują wnioski zgodnie z kolejnością  ich złożenia. Jednak, gdy już przyjdzie wezwanie do złożenia poprawek, uzupełnij i odeślij wniosek możliwie szybko.   
Oczywiście, najlepiej jest od początku unikać konieczności uzupełniania wniosku, o czym później 🙂  

A jak to czasem bywa? Przykłady z życia  

Standardy standardami, a biznes lubi pisać własne scenariusze 🙂  

• 2,5 miesiąca na pierwszą transzę po brexicie – zdarza się i tak…   

Nasz nowy klient, składając wniosek o płatność w ramach programu wsparcia po brexicie, na pewno nie spodziewał się, że będzie musiał uzbroić się w żelazną cierpliwość.   
Czekał aż 2,5 miesiąca na wypłatę pierwszej transzy.   
Dlaczego?   
Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna, będąca operatorem tego programu, zaakceptowała wniosek, ale z jakiegoś powodu, nie procedowała go dalej. W związku z tym, nie wypłaciła też środków …  
W tym przypadku, druga transza została wypłacona znacznie szybciej.  

Dlaczego?  

Tym razem nad operatorem stało ministerstwo, pilnujące terminów. Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna, chcąc terminowo rozliczyć się z ministerstwem (a deadline wyznaczono na 8.12.2023 roku), sama pospieszała klienta.   
Koniec końców, drugą transzę klient otrzymał już po tygodniu.  

• Pół roku na 20 mln  

Jeden z naszych klientów, prowadzący projekt o wartości 20 mln PLN, zdecydował się złożyć jeden wniosek o płatność ostateczną. Decyzja podyktowana była krótkimi terminami realizacji projektu.  

Przedsiębiorca czekał na wypłatę aż 6 miesięcy.  

Dlaczego?  

Wniosek o płatność ostateczną wiąże się z przytłaczającą liczbą dokumentów do sprawdzenia, dlatego też cała procedura się wydłużyła. Po sprawdzeniu wniosku o płatność i całej, załączonej dokumentacji, urząd przeprowadził kontrolę projektu. Po niej zaś, wezwał klienta do wyjaśnień, a następnie musiał jeszcze przygotować informację pokontrolną. To wszystko trwało… Dokładnie sześć miesięcy.  

• Gdy pani w okienku nie ma czasu…  

Również sześć miesięcy czekał na wypłatę inny nasz klient, spółka notowana na giełdzie. Klient złożył wniosek o płatność końcową, na którą czekał 6 miesięcy.   

Dlaczego?  

Bliżej nieokreślone okoliczności sprawiły, że opiekunka projektu, z ramienia urzędu, nie znalazła wcześniej czasu lub chęci, by się sprawą zająć…  

• 5 miesięcy na zaliczkę  

Zaliczka dotacji to zwykle szybka piłka. Maksymalnie 10 dni od złożenia wniosku i klient otrzymuje przelew z zaliczką. Pewna firma z małopolski czekała jednak na wypłatę zaliczki aż 5 miesięcy.  

Dlaczego?  

Firma ta złożyła wniosek po wniosku. Najpierw wniosek o wypłatę pierwszej transzy, a zaraz po nim wniosek o zaliczkę.   
Warto wiedzieć, że dopóki jeden wniosek danej firmy nie zostanie rozpatrzony i rozliczony, urzędnicy nie wezmą się za weryfikację kolejnego. Stąd sytuacja, gdy jeden wniosek o płatność, blokuje kolejny. Dobrze więc zapamiętać, że nie ma sensu składać następnego wniosku, zanim poprzedni nie został rozliczony.    

• Projekty kończące się w grudniu 2023  

Kończąc projekt pod koniec perspektywy 2014 – 2020, spodziewajmy się dłuższego czasu oczekiwania na wypłatę środków.  

Dlaczego?  

Czas wydłuża się ze względu na aktualne znaczne obciążenie urzędów wnioskami o płatności.  

Jak przyspieszyć proces wypłaty środków?  

Sprawdzona metoda – im mniej uwag, tym szybsza procedura 🙂 Rzetelne przygotowanie dokumentacji, będącej załącznikiem do wniosku o płatność, zwiększa szansę na szybszą wypłatę. Przy rozliczaniu wniosków o płatność, kluczowe jest dostarczenie kompletnej dokumentacji, w tym:  

• dokumentów księgowych, tj. opisanej faktury, przyjęcia środka trwałego do użytkowania (OT), ewidencji środków trwałych, wyodrębnionej ewidencji księgowej  
• potwierdzenia przelewów   
• umowy   
• protokołów odbioru   
• kompletu dokumentów dotyczących postępowania ofertowego, tj. oferty, potwierdzenia wpływu, szacowania ceny.   

Jak widzisz, nie jesteś całkowicie zdany na los czy humory urzędnika. Twoje zaangażowanie, czy też zaangażowanie firmy doradczej, również wpływa na długość procesu i czas oczekiwania na wypłatę.  

Cieszymy się, że możemy być dla Ciebie partnerem w tym i innych procesach, związanych z pozyskiwaniem unijnych dotacji.   
Jeśli masz pytania lub chcesz omówić indywidualne podejście do Twojego projektu, śmiało się z nami skontaktuj.