Nie chcesz wyłożyć dużych pieniędzy i dać się wyrolować? Nie chcesz narazić się na dodatkowe koszty?

Na co zwrócić uwagę, sprawdzając umowę z firmą consultingową?

W dzisiejszym newsletterze chcę podzielić się z Tobą kilkoma spostrzeżeniami, dotyczącymi umów z firmami doradczymi.

Kolega, finansista, podzielił się swoimi obawami, związanymi z niejasnościami w tego rodzaju umowach. Taki brak przejrzystości może prowadzić do nieporozumień. Te zaś mogą skutkować dodatkowymi, nieprzewidzianymi wcześniej, kosztami dla przedsiębiorcy.

A ja się dzielę z Tobą kilkoma aspektami odnośnie umowy z firmą doradczą…

Umowa powinna być równoważna dla obu stron, a więc zabezpieczająca interesy każdego z nich, a jednocześnie zrozumiała przynajmniej dla kadry zarządzającej. Idealnie, gdy umowa napisana jest na tyle jasno, by zrozumiał ją każdy.

Must haves każdej umowy z firmą doradczą

Zakres odpowiedzialności

Prawdopodobnie jednym z najistotniejszych elementów umowy z firmą doradczą jest określenie zakresu odpowiedzialności i konsekwencji z nią związanych. Doradca powinien odpowiadać przynajmniej za ocenę formalną przygotowanego i złożonego wniosku. A zatem, za przygotowanie dokumentacji i upewnienie się, że jest ona zgodna z wytycznymi. Dobrze jest precyzyjnie ustalić, czy w przypadku błędu firmy doradczej, przewidziany jest zwrot środków. Taki zapis powinien znaleźć się w umowie. Choć, z drugiej strony, warto jednak, mieć świadomość, że odrzucenie wniosku nie zawsze wynika z błędu firmy doradczej.

Ważne jest, żeby firma doradcza przygotowała kompletną, zgodną z wytycznymi konkursu, dokumentację, wraz ze wszystkimi załącznikami, oprócz tych, których przygotowanie leży po Twojej stronie. W Twojej gestii leży przygotowanie wszelkich „zaświadczeń”, takich jak np. promesa z banku, OOŚ, warunki zabudowy, zaświadczenia związane z programem Natura 2000 itp. Dodam, że obecnie zaświadczenia te zazwyczaj są w formie oświadczeń.  

A’propos oceny formalnej… Czerpiąc z naszych doświadczeń kilkunastu lat pracy w branży, wiemy już, że monitorowanie procesu rozpatrywania wniosków, to konieczność. Bez ciągłego nadzoru nad korespondencją z urzędem, możemy stracić możliwość uzyskania istotnych informacji i szansę na uzupełnienia i poprawki.
Wyobraź sobie taką historię… W 2011 roku złożyliśmy bardzo solidny, choć wcale nie duży, wniosek o dotację dla firmy z branży obróbki kamienia, z województwa mazowieckiego.
Poprawki w ramach tego konkursu wysyłane były poczta tradycyjną. Traf chciał, że akurat w czasie, gdy wezwanie do złożenia poprawek zostało wysłane, właściciel firmy wyjechał z rodziną na zasłużony dwutygodniowy urlop. Tymczasem korespondencja z urzędu skierowana została na adres domowy, wskazany we wniosku…
Możesz się domyślić, że informacja o konieczności wprowadzenia poprawek nigdy do nas nie dotarły, a co za tym idzie, poprawki nigdy nie zostały złożone.

Wyciągnęliśmy z tego doświadczenia wnioski i stworzyliśmy nową procedurę. Od tamtej pory osoba z naszego teamu, która składa dany wniosek, monitoruje urząd raz w tygodniu, dowiadując się czy poprawki zostały wysłane lub kiedy można się ich spodziewać. Może to niezbyt wdzięczne zajęcie, bo na różnych urzędników trafiamy, niemniej jednak absolutnie niezbędne. Możesz się domagać od firmy doradczej wpisania monitoringu poprawek do zakresu umowy.

Przejrzysty sposób rozliczenia

Co do płatności, umowa zwyczajowo obejmuje wynagrodzenie za napisanie wniosku, premię (success fee) wyrażoną jako procent dotacji, oraz ewentualną cenę za rozliczenie wniosku. W naszym przypadku jest to abonament (określona liczba godzin pracy w miesiącu) lub stawka godzinowa. Warto upewnić się, że umowa obejmuje zapis, dotyczący przekroczenia liczby godzin w abonamencie i jego konsekwencji.  W przypadku współpracy w ramach abonamentu, dobrze jest sprawdzić czy firma doradcza ma wystarczające doświadczenie, umożliwiające jej sprawną pracę.

Istotną kwestią jest także precyzyjne określenie formy premii – czy obejmuje ona % od całej wartości projektu czy od dotacji. To robi ogromną różnicę. Czy firma bierze dodatkową opłatę (zwykle %) od rozliczenia projektu, czy określona w umowie premia obejmuje wszystkie działania firmy?
Zachęcam też, by sprawdzić, czy, zgodnie z umową, premia wypłacana jest tylko w przypadku przyznania dofinansowania. To ważne, ponieważ pozytywna ocena wniosku nie zawsze przekłada się na przyznanie środków. Niektóre firmy doradcze godzą się na płatność w momencie wypłaty środków, ale nie jest to regułą. Warunkiem koniecznym wypłacenia premii powinien być, co najmniej, zapis – PROJEKT REKOMENDOWANY DO DOFINANSOWANIA.

Sugeruję też ostrożność przy wyborze partnerów do współpracy. Zdarzają się sytuacje, w których firma doradcza celowo utrudnia kontrolę nad wykonaną przez siebie pracą.

Tu przytoczę Wam pewną dość paskudną historię. Otóż, rozmawiałem kiedyś z chłopakiem, pracującym wówczas w „nieuczciwej” firmie doradczej. Opowiedział mi, że wypracowali sobie „model biznesowy”, w którym zbierają od klientów dane do wniosków, biorą opłatę za napisanie wniosku, a potem… go nie piszą… Firma ta wykorzystywała fakt, że w 2012 roku wnioski często składało się na płytach CD. Warunkiem skutecznego przyjęcia przez urząd wniosku było otwieranie się pliku nagranego na CD. Wyobraź sobie, że firma ta celowo robiła rysy na płytach CD, tak żeby nie można było ich otworzyć i sprawdzić wniosku. Wszystko w białych rękawiczkach. Pamiętajmy, że, w tamtym czasie, opinii o firmach, w Google nie było albo było ich tyle, co kot napłakał. Nie wiem, jak firma tłumaczyła się potem z zaistniałej sytuacji swoim klientom, ale jestem przekonany, że jej działania były skuteczne tylko na krótką metę.

Sprawdź firmę, sprawdź umowę, podejmij decyzję

Z całego serca rekomenduję dobierać stabilnych, sprawdzonych partnerów biznesowych do pisania wniosków. Jasne, trafiają się czasami wyjątkowe okazje i aż grzech ich nie wykorzystać. Trzeba jednak mieć na względzie, że zwykle ciężko ocenić pracę takiej firmy. Po kilku tygodniach pracy nad projektem, dostajesz kilkadziesiąt stron dokumentów. Trudno jest ocenić czy ta praca jest dobrze wykonana, czy słabo.
Niedawno budowałem murowane ogrodzenie swojej posesji. Przyznaję, jako wykonawcę, wybrałem najtańszą firmę. Zrobiłem to świadomie. Wiedziałem więc, że komunikacja będzie raczej bardzo słaba, ale pilnowanie wykonawców, mam we krwi. Co więcej, moja żona jest niczym Bull Terrier, i w dodatku, na łańcuchu w branży developerskiej. W tym przypadku decyzja, by zatrudnić taniego wykonawcę, była raczej słuszna. Jakoś sobie poradziliśmy, choć stresu co niemiara.
Czy murek jest równy, czy krzywy – każdy widzi… Z wnioskami jest trochę inaczej. Tu, wykonana praca, nie jest tak wyraźnie widoczna i oczywista. 
Tak btw, murek jest krzywy, ale nikt z niego strzelać nie będzie😉

Podsumowując, firma doradcza powinna zostać rozważnie wybrana, a umowa powinna być zrozumiała i uczciwa dla obu stron.

Skontaktuj się z nami, by dowiedzieć się więcej. Odpowiemy na pytania, doradzimy, odradzimy, zgodnie z zapotrzebowaniem😁