Firmy doradcze pobierają opłatę za przygotowanie wniosku o dotację unijną – czy to uzasadnione?

Zdarza się, że słyszymy od naszych potencjalnych klientów wątpliwość: Dlaczego muszę zapłacić za przygotowanie wniosku, skoro nie mam pewności, że otrzymam dofinansowanie?
Przyszedł czas, by wyjaśnić tę kwestię.

Gra zespołowa

Chciałbym, żebyś wiedział, że jako firma doradcza, jesteśmy zaangażowani w Twój sukces. Naszym celem jest nie tylko przygotowanie solidnego wniosku, ale również dopilnowanie, by Twój projekt miał jak największe szanse na uzyskanie dofinansowania. Nasza odpowiedzialność nie kończy się na wypełnieniu formularza. Aktywnie wspieramy Cię przez cały proces – od pierwszego kroku, jakim jest przygotowanie wniosku, poprzez realizację projektu aż do jego rozliczenia.

Oprócz dość oczywistego argumentu, że jeśli Twój wniosek nie zostanie przyjęty przez urząd, my również poniesiemy stratę finansową, są także kwestie czysto ludzkie… Lubimy to, co robimy, angażujemy się w naszą pracę, mamy satysfakcję, gdy przynosi ona pożądane rezultaty i zwyczajnie kibicujemy naszym klientom, ciesząc się z ich sukcesów. 

Nieprzewidywalność i nieznane

Niestety, nie zawsze jesteśmy w stanie przewidzieć, ile wniosków zostanie złożonych. Pula środków na dotacje jest z góry określona, natomiast liczba złożonych wniosków to  zawsze niespodzianka. Jeśli przeznaczona na konkurs kwota wystarczy na 60 projektów, a Twój wniosek będzie na 400. miejscu w kolejce, to – jak się pewnie domyślasz – jest to przeszkoda, której nie da się przeskoczyć. Z drugiej strony, jeżeli zostanie złożonych niewielka liczba wniosków, to wszystkie projekty, ocenione na minimalną liczbę punktów i poprawnie przygotowane pod względem formalnym, otrzymają dotację.

Kryteria oceny wniosków wprawdzie znamy, ale zdarza się też, że choćbyśmy wycisnęli maksymalną możliwą liczbę punktów, są takie punktowane kryteria, których po prostu nie spełnisz… Wyobraź sobie, że otrzymujesz punkty np. za innowację na poziomie światowym, zgłoszenie patentowe, panele fotowoltaiczne, chroniące środowisko. Jednak na punkty za lokalizację projektu na terenach wiejskich nie masz szans, bo Twoja linia produkcyjna znajduje się w mieście. Nie zdobędziesz także punktów za istnienie firmy na rynku krócej niż 24 miesiące, bo jesteś już przecież starym wyjadaczem.

A przecież w przypadku, gdy pula środków unijnych ogranicza się do rzeczonych 60 projektów, złożonych zostało kilkaset wniosków, z czego duża część spełnia kryteria innowacji i patentów, lokalizacja i czas istnienia firmy na rynku mogą mieć kluczowe znaczenie.

Są takie sytuacje, w których, mimo najszczerszych chęci i starań, głową muru nie przebijemy…

Zaangażowanie niezbędne po obu stronach

Przykład z 2014 roku wskazuje na to, że nawet solidny wniosek i nasze starania nie gwarantują dotacji, jeśli klient sam wystarczająco się nie zaangażuje w proces. Wspomniana sytuacja była równie przykra, co abstrakcyjna… Otóż, nasz klient z branży kamieniarskiej, któremu napisaliśmy wniosek, miał naprawdę dużą szansę na dotację, ale… wyjechał z rodziną na wakacje akurat w czasie, gdy z urzędu przyszło pismo o koniecznych do wprowadzenia poprawkach. Chociaż monitorowaliśmy urząd, niewiele dało się zrobić pod nieobecność klienta. Szansa na dotację przepadła.

Inwestycja w Sukces

Opłata za przygotowanie wniosku to również rodzaj współodpowiedzialności. Wspólnie tworzymy projekt, a zaangażowanie obu stron jest kluczem do sukcesu. Firma doradcza w pełni angażuje się w każdy projekt. Choć może się wydawać, że opłata za przygotowanie wniosku jest jednostronnym obciążeniem, to, w rzeczywistości, stanowi ona inwestycję w powodzenie Twojego projektu. Obie strony, zarówno firma doradcza, jak i klient, mają szansę i motywację, by osiągnąć swoje cele. Opłata wstępna, niejako więc, wymusza zaangażowanie obu stron. Firmie doradczej nie opłacałoby się przygotować wniosku jedynie za tzw. opłatę wstępną. Otrzymując już na początku współpracy konkretne wynagrodzenie, zespół ma równie konkretną motywację do pracy. Klient natomiast, inwestując kilkanaście tysięcy złotych także chętniej się zaangażuje w cały proces i może nie wyjedzie na wakacje 😉 To zdecydowanie sytuacja win-win.

Podsumowując…

Pobieranie przez firmę doradczą opłaty za napisanie wniosku uzasadnia kilka faktów.

• Nigdy nie da się przewidzieć, ile wniosków zostanie złożonych. Czy, mimo starań, by spełnił wszelkie możliwe kryteria, to właśnie Twój wniosek załapie się na dofinansowanie przy liczbie wniosków wielokrotnie przekraczającej limit miejsc?
• Jeśli nie otrzymasz dofinansowania z banku na swój projekt i nie będzie kontynuacji prac nad nim, to firma doradcza również nie zarobi.
• Jeżeli rozchorujesz się albo zdecydujesz się wyjechać na urlop w krytycznym momencie, nie podpiszesz wniosku, a my go nie złożymy, odetniesz drogę nie tylko do swoich starań o dotację, ale także do naszego zarobku.
• Opłata to dwustronna motywacja do pracy i zaangażowania w projekt.
  
  

Pobierając opłatę za przygotowanie wniosku, zabezpieczamy naszą pracę i czas.

Jeśli nadal masz wątpliwości i zastanawiasz się, co w przypadku nieuczciwych albo nierzetelnych firm doradczych, poczytaj, na co uważać: Nieuczciwi doradcy

Potrzebujesz więcej informacji? Odezwij się do nas! A, jeśli:

• nurtują Cię jakieś pytania odnośnie do dofinansowań z UE,
• chciałbyś pogłębić wiedzę na jakiś związany z dotacjami temat,
• trapią Cię obawy dotyczące projektu, na jakimkolwiek jego etapie,
• napisz, zadzwoń, przekaż nam swoje wątpliwości, a postaramy się poruszyć te wątki w kolejnych newsletterach.

Dobrego dnia

Czarek, nasz niezastąpiony doradca klienta, dzielnie prowadzący klientów przez proces sprzedaży, zgłasza mi od jakiegoś czasu, że przedsiębiorcy nie wiedzą, czym właściwie jest rozliczanie projektu.

Tak, tak, jeśli jesteś już po co najmniej jednym projekcie z nami, to wiesz doskonale, że rozliczanie jest tak samo ważnym procesem jak samo napisanie wniosku.
Fakt wątpliwości te dotyczą głównie nowych firm, które dopiero zaczynają swoją przygodę z dotacją.

Z góry więc przepraszam, jeśli temat ten będzie dla Ciebie oczywisty, ale czuję, że muszę go przybliżyć. Obiecuję natomiast, że dowiesz się o pewnej nowości, nad którą obecnie z Magdą pracujemy 🙂

Trzy najważniejsze elementy rozliczania projektów

Kto wie ten, wie, pozostałym czytelnikom przytoczę teraz trzy kluczowe składowe procesu rozliczania projektów.

• Przetargi
• WoP – Wniosek o płatność
• Zmiany w projekcie vs harmonogram

Przetargi

Została Ci przyznana dotacja? SUPER 🙂 Pierwszy sukces za Tobą. Oznacza to, że wykonałeś kawał dobrej roboty! Jedno z dwóch – albo świetnie poradziłeś sobie sam, pisząc wniosek, albo wybrałeś do tego odpowiedniego partnera. Więc jakie znowu przetargi? O co chodzi…?

No, wiesz, jak to jest… Nie ma nic za darmo 😉 Wydajesz publiczne środki, więc UE wymaga, byś robił to w sposób transparentny, a także zachował zasady konkurencyjności. To zaś oznacza, że nie wolno Ci ograniczać dostępu tym, którzy chcieliby złożyć ofertę w ramach Twojego ogłoszenia.

Co to dla Ciebie znaczy w praktyce? Każdy zaplanowany w projekcie zakup ma zostać dokonany poprzez odpowiedni portal. Ten portal to Baza Konkurencyjności, o której już kilkukrotnie wspominałem. Tu znajdziesz adres: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/ogloszenia/155125

Gdy potrzebujesz zrealizować zakup w ramach projektu, to właśnie w tym miejscu zamieszczasz ogłoszenia o tym, że szukasz dostawcy.

Co powinno znaleźć się w takim ogłoszeniu:

• parametry usługi lub urządzenia np. druk minimum 10 000 arkuszy na godzinę;
• parametry wyboru dostawcy np. cena, długość gwarancji i termin dostawy (oferent, który zaproponuje najkrótszy czas dostawy, najniższą cenę i najdłuższą gwarancję WYGRYWA);
• termin i formę składania ofert , niezbędne załączniki.

WoP – wniosek o płatność

No, dobrze, przetarg już szczęśliwie za Tobą, przy okazji zakończonych masz już również parę innych spraw. Kilka rzeczy zamówiłeś, dostałeś i zapłaciłeś. Przed Tobą długo oczekiwana refundacja środków, czyli wypłata części dotacji.

Co trzeba zrobić, żeby otrzymać refundację? Nic trudnego 🙂 Trzeba zebrać kilka dokumentów i wysłać je do urzędu.

Zadbaj, by zgromadzić m.in.:

• faktury od dostawców;
• umowy z dostawcami;
• wyciągi z konta potwierdzające dokonane przez Ciebie płatności;
• dokumenty potwierdzające ww. procedurę przetargową;
• wypełniony formularz, będący właściwym wnioskiem o płatność.

Zmiany w projekcie vs harmonogram zakupów

Jedno jest pewne – wszystko się zmienia i wszystkiego nie przewidzisz. I to jest OK.

Jakiego typu zmiany mam na myśli?
Przytoczę tu sytuację z życia. U naszego dobrego klienta z Olsztyna przedłużała się budowa. W związku z tym trzeba było przesunąć w czasie m.in. dostawę urządzeń do nowo budowanej hali.

Takie zmiany się zdarzają, to zupełnie OK. Dobrze w takiej sytuacji wiedzieć, że oczekiwanie na zgodę urzędu na dokonanie zmian w projekcie chwilę potrwa. Ważne więc, żeby powiadomić urząd odpowiednio wcześniej.

Co jeszcze…

Przybliżyłem Ci nieco trzy podstawowe elementy rozliczania projektów. Gdybym miał do tego dodać coś jeszcze, to warto wspomnieć, że na przygotowanie dokumentów do umowy dotacyjnej zejdzie się na pewno dobrych kilka godzin. To na początku projektu. A na koniec, przed Tobą jeszcze przygotowanie wskaźników 🙂

Co w trawie piszczy? Czyli nowości od INFINITY

A teraz wrócę do początku i podzielę się nowością, nad którą ostatnio pracowaliśmy. Przygotowaliśmy pakiety rozliczeniowe.
Dlaczego uważam, że to przydatne rozwiązanie?
Bo niektórzy, mają ogarniętą asystentkę i księgowość, z rozliczaniem poradzą sobie w większości sami, owszem, ale… inni wolą, żeby wszystko zostało dopilnowane i sprawdzone na miejscu przez konsultanta.
Dlatego przygotowaliśmy różne standardy obsługi, od szkoleń po pełną obsługę projektu.

A więc, co takiego Ci proponujemy?

Pakiet podstawowy zawiera:

• szkolenia z rozliczania dotacji;
• narzędzia ułatwiające życie;
• audyty dokumentów przed złożeniem do urzędu;
• trochę dodatkowych godzin na konsultacje dodatkowe.

Pakiet standard to:

• pełna obsługa – zaangażowanie około 12 godzin miesięcznie.

Pakiet VIP to po prostu pakiet SUPER Premium PLUS (aż sam Ci go zazdroszczę! 😉), a mieści się w nim:

• pełna obsługa;
• średnio 1 wizyta miesięcznie u Ciebie (w jej trakcie możesz liczyć na ułożenie dokumentów i omówienie realizacji projektu);
• pilnowanie wskaźników w okresie trwałości (trzy lata od wypłaty dofinansowania lub od ostatniej refundacji musisz wykazać przed organami UE, że spełniasz wskaźniki);
• uroczysta kolacja jako zwieńczenie Twojego sukcesu.

Czujesz, że temat został przybliżony? Jeśli tak, to bardzo się cieszę! Jeżeli nie, zachęcam do zerknięcia w poprzednie nasze newslettery po więcej szczegółów:

• Jak poradzić sobie z wyborem dostawcy? KLIK – chcę poczytać
• Jak zdobyć bazę KLIK – chcę poczytać
• Wskaźniki – Święty Graal projektu KLIK – chcę poczytać
• Przedsiębiorca zmiennym jest… KLIK – chcę poczytać
• Dlaczego na wypłatę dotacji czeka się tak długo? KLIK – chcę poczytać

P.S. Niedługo pierwszy materiał wideo właśnie o tym temacie. Trzymajcie kciuki 🙂

Zapraszamy do kontaktu, jeśli masz pytania, co do rozliczania projektu lub potrzebujesz wsparcia w pisaniu czy sprawdzeniu wniosku. Jesteśmy tu, aby pomóc 🙂

Wszystko, co musisz wiedzieć o rozliczeniach za usługi doradcze

Nasz kolega, Czarek, spotyka się z wątpliwościami klientów, co do tego, jaki sposób rozliczenia płatności za usługi firmy doradczej będzie dla nich najkorzystniejszy. Czy Tobie także wybór formy rozliczenia wydaje się niejednoznaczny, a decyzja sprawia trudność?
Cóż, czas to zmienić! Przychodzę dziś do Ciebie z kluczowymi informacjami na temat różnych form dostępnych rozliczeń, byś mógł podjąć decyzję, która najlepiej pasuje do Twoich potrzeb. Postaram się zmniejszyć ciężar wyboru, spoczywający na Twoich barkach 🙂

Jaki masz wybór?

Otóż, sposobów na rozliczenie należności za usługi doradcze jest kilka. Firmy konsultingowe stosują zarówno abonamenty, płatność ryczałtem, jak i stawkę godzinową. By łatwiej zdecydować, która forma odpowiada Ci najbardziej, zachęcam Cię do zapoznania się z poniższymi informacjami.

Stawka godzinowa. Tylko dla miłośników niespodzianek?

Wiele firm doradczych proponuje rozliczenie swojej pracy na podstawie stawki godzinowej. Wybierając tę formę, płacisz za każdą godzinę poświęconą Twojej sprawie przez doradcę lub zespół specjalistów.
Wydaje się uczciwe, prawda?
Z jednej strony tak. Z drugiej, ten sposób rozliczenia czasem budzi obawy klientów. Mają oni wątpliwości, co do braku możliwości ocenienia przybliżonej kwoty płatności, ale także, co do uczciwości usługobiorcy[MC1] . Mogą zrodzić się pytania typu „Skąd mam wiedzieć, ile czasu im to zajmie i ile ostatecznie będzie mnie to kosztowało? Czy to nie loteria…?”, „Czy firma faktycznie poświęciła mojej sprawie tyle, a tyle godzin?”, „Czy płacę za rzeczywistą liczbę przepracowanych na rzecz mojego projektu godzin?”. I, racja, dość trudno to przewidzieć, trudno też po fakcie sprawdzić.

Kiedy zdecydować się na stawkę godzinową?

– Twój projekt jest prosty, wiesz, że nie będzie wymagał wielu roboczogodzin, bo zakłada np. tylko 6 pozycji budżetowych.

– Masz już doświadczenie w rozliczaniu projektów i część odpowiedzialności, jak np. rozpisanie przetargu, możesz wziąć na siebie, zmniejszając w ten sposób znacząco liczbę godzin pracy nad projektem, zlecanych firmie zewnętrznej.

– Kiedy dofinansowanie jest niewielkie, ale czujesz, że mimo to projekt wart jest realizacji. Wiesz z góry, że praca nad niedużym projektem nie zajmie milionów roboczogodzin.

Abonament. Gwarancja spokoju?

Rozwiązanie, jakie stanowi abonament, daje pewien stopień poczucia bezpieczeństwa. Wiesz, że Twój projekt jest jednym z tych bardziej wymagających? Zależy Ci na spokoju, wiedząc, że wszystko jest opłacone z góry, a w razie potrzeby – w każdej chwili możesz przedłużyć abonament? Uspokaja Cię myśl, że na każdym etapie przygotowań i realizacji projektu możesz polegać na wsparciu ekspertów?  Abonament wydaje się dobrym pomysłem. 

Kiedy warto wziąć abonament?

– Twój projekt jest skomplikowany i ma duży budżet. Już od samego początku wiesz, że będzie wymagał sporo pracy.

– Budżet na realizację projektu pozwala Ci zlecić pracę nad nim firmie zewnętrznej.

Ryczałt. A jak przepłacę?

Rozliczenie ryczałtem polega na opłaceniu z góry określonej kwoty za rozliczenie całości lub założonego elementu projektu. To rozwiązanie ma niewątpliwy plus, jakim jest przewidywalność. Na dzień dobry wiesz, ile zapłacisz. Z drugiej jednak strony może zrodzić się obawa, że pokryłeś koszt większej liczby roboczogodzin niż mógłbyś, gdyby Twój projekt został rozliczony godzinowo. Czasem rzeczywiście tak bywa, jako że ryczałt musi zakładać pewien bufor czasowy, na wypadek zmian, opóźnień, problemów, których nie da się z wyprzedzeniem przewidzieć.
Ryczałt jest rozwiązaniem, które musi się opłacać obu stronom.

Na ryczałt radziłbym się zdecydować, kiedy:

– Potrzebujesz przewidywalności i zależy Ci na pewności, że koszt rozliczenia pracy nad Twoim projektem pozostanie stały niezależnie od okoliczności.

– Nie masz pełnego zaufania do wykonawcy i np. rozliczenie godzinowe budziłoby Twoje obawy, co do uczciwości firmy dostarczającej usługę.

Dobrze, gdy obie strony są zadowolone…

Mamy klientów, z którymi udaje się wypracować plan i się go trzymać. Wszystko idzie gładko i obie strony są zadowolone. Są jednak też tacy klienci, z którymi wypracowanie planu i podanie recepty na gotowe rozwiązania nie wystarczają, bo klient po prostu nie współpracuje… Wtedy już gładko nie jest i zadowolenie obu stron również jest mniejsze. Bo… dobrze, gdy rozliczenie jest uczciwe dla obu stron. Wiem, to truizm, ale przytoczę Ci pewną historię, która pokazuje jak czasami oczekiwania klienta, co do atrakcyjnej ceny nie idą w parze z ilością pracy, którą trzeba w projekt włożyć.

W 2023 roku poświęciliśmy sześć godzin, by rozpisać dla naszego klienta przetarg na pewne urządzenie. Przetarg został formalnie opublikowany w Bazie Konkurencyjności. Kiedy ogłoszenie wisiało już kilka dni, klient zdecydował się nagle, że jednak chce je zmienić.
Co to dla nas oznaczało w praktyce? Musieliśmy wycofać ogłoszenie z bazy. Potem skontaktować się z opiekunem projektu z ramienia urzędu, by przedyskutować zmianę. Następnie trzeba było napisać oficjalny wniosek o zgodę na zmianę, po czym monitorować urząd, by wydał decyzję w możliwie najszybszym terminie. Kiedy po dwóch tygodniach otrzymaliśmy zgodę, przetarg musiał zostać rozpisany na nowo. Ponownie musieliśmy sprawdzić, czy wszystko się zgadza pod względem formalnym i zamieścić ogłoszenie w bazie.
Wszystkie te manewry łącznie zajęły nam dodatkowo około 6 godzin.
A teraz wyobraź sobie, że taka sytuacja z tym klientem powtórzyła się 13 razy.
Nie wymaga komentarza, prawda?

Summa summarum…

Z naszego doświadczenia – zwykle klient decyduje się na przygotowanie wniosku i stawkę godzinową lub abonament na kilkanaście miesięcy. Częściej jednak klienci decydują się na to drugie rozwiązanie.

Myślę, że każda z opisanych wyżej form rozliczenia ma swoje wady i zalety. Jedno jest pewne – dla każdej sytuacji i typu projektu da się wybrać optymalne rozwiązanie.

Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz dogłębniej przedyskutować „za” i „przeciw” każdej ze wspomnianych opcji lub, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o dofinansowaniach z UE.